“越简单越好”这句话同样适用于工作。
比如在制作说明资料或销售报告之类的资料时，谁都不会将资料做得花里胡哨，添加许多毫无意义的内容进去。
因为这样做不但让读者在阅读时花费更多的时间，而且也让他们难以理解其中的内容。如果想得太多，在资料里加入太多的信息，最终的结果只能是一片混乱。
即便同为销售报告，也分为给营业部部长等高层领导确认销售情况用的资料，帮助营业经理给下属安排工作任务的资料以及营业人员用来制订今后销售计划的资料等。
在制作资料时就应该搞清楚这份资料是给谁看的，然后根据实际情况决定需要添加哪些信息。如果将所有的信息都一股脑儿地塞进去，最后资料只会变成谁都用不上的“四不像”。
我就曾经有过这样的经历。
当时我要制作一份说明时间只有30分钟的资料，结果我整理出50张幻灯片，总共花了40小时。其实大致的内容我只用了1小时就做好了，其他39小时我都在思考幻灯片的版式应该如何编排。
也就是说，我在并不重要的地方浪费了太多的时间。
要想避免出现和我一样的错误，“能简化吗”的框架非常有效。
这个框架的关键包括以下三点。
1．为谁？为什么？
这是因提出推广名为“行动路径”问题解决术而广为人知的横田尚哉提出的关键词。
“不要直接解决问题，而应该先思考为谁？为什么？”
如果你对自己现在从事的工作从来没有提出过任何疑问，那么就请你从现在开始思考一下这个问题。
“我做这个工作究竟是为了谁？为了什么？”(www.zuozong.com)
这就是一切的起点。
通过这个问题，你自然而然地就会发现工作流程中删除哪些、留下哪些才能更简单地取得成果。
2．商业活动效率第一
“这份资料让人一目了然，立刻就能做出判断！”
如果做到了这一点，说明你的PDCA循环非常高效。
也就意味着你能够更快地取得成功。
制作的资料让阅读的人能够迅速做出判断，说明你的工作具有很高的价值。
所以请从“商业活动效率第一”的角度对自己的工作重新进行审视。资料的内容只保留关键部分，将数字做成可视化的表格，让人一目了然。
比如前文中提到的那个将访问次数作为KPI的企业，如果能够在制作资料时除了显示销售额和订单数等结果之外再加上访问次数，那么这份资料就是虽然简单却包含所有关键信息的优秀资料。
3．是否具有行动计划
只明确活动指标还远远不够。如果能够在提出问题的同时还给出具体的解决方法和行动计划，那你工作的价值将得到大幅提高。
比如Z营业所的销售额只达到了计划的50％，访问次数只达到计划的60％。那么你制作的报告中是否给出了“应该采取的提高访问次数”的行动计划呢？只对数据进行收集和统计是不够的，“提出问题”谁都能做到。
关键在于提出问题后还要给出行动计划来解决问题。
“问题出在这里，所以应该这样工作”，只有给出具体的行动计划才能解决问题。你的工作能够让其他人行动起来吗？
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