人事档案具有现实性、动态性、保密性和专指性特点

第二节　人事档案的管理

人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、品德才学和工作表现，以个人为单位组合起来，集中保存以备查考的文件材料。各行各业各级人事部门都会产生人事档案，人事档案的主体是干部(公务员)档案、企业职工档案、教师档案和学生档案。此外，流动人员的人事档案管理也应引起关注。

一、人事档案的特点

人事档案具有现实性、动态性、保密性和专指性特点。

(一)现实性

人事档案是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的已经处理完毕的具有保存价值的文件材料。这些材料虽然已经完成了审阅批办等文书处理程序，但所涉及的当事人，绝大部分还在不同的岗位上工作、生产或学习，人事部门在工作活动中为了考察和了解这些人员，需经常查阅有关人事材料，以便用其所长，避其所短。人事档案是进行人事管理活动的重要依据，具有很强的现实效用。

(二)动态性

一份人事档案建立以后，并不意味着人事材料的完成和收集工作的结束，而是随着它所记录的个人情况的变化，连续不断地增加新的内容，补充新的材料，并随人员的流动而流动。

人事档案的动态性表现在两个方面:一方面，人事档案的主体大多数仍然在各行各业的岗位上工作或学习，这就决定了人事档案将随个人的成长、工作或学习的延续不断增加新的内容;另一方面，人事档案的主体是不断流动的，调动、晋升、免职、辞职、下岗再就业等情况经常发生，随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此，人事档案须随人员的流动经常传递和流动，只有等当事人死亡，有保存价值的人事档案移交给档案馆后，才能停止这种流动。

(三)保密性

人事档案集中记述了一个人的自然状况(姓名、别名、出生地、出生年月、家庭成员)、学习、工作经历、德才表现、健康状况、政治面貌、奖惩情况、收入情况、职务职称、技术专长等各方面的信息。其中所涉及的个人隐私、与其有关的重大事件、工作失误等内容，在相当长时期内是保密的，不能对外开放，以维护其个人权益。人事档案的解密与开放，必须在当事人死亡以后若干年才能实行。在此之前，只限于组织、人事部门因工作需要进行查阅，并有严格的管理制度和审批手续。

(四)专指性

人事档案是以个人为单位组成的专卷，其内容集中反映了一个人的经历、政治状况、品德才学、业务状况等全貌。卷内的每一份文件，都必须反映特定个人的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将一个人的材料分散割裂。因此，无论是从人事档案的内容还是形式上看，人事档案都集中反映了某个人的历史全貌，具有明显的个人专指性。

二、人事档案的收集

(一)人事档案的收集范围

人事档案是集中反映个人经历、品质才学、工作表现的历史记录，凡是记录个人经历及其社会实践活动，反映个人政治面貌、思想品质、业务能力、工作业绩、技术专长、学术水平、奖惩情况等方面的人事材料，都属于人事档案的收集范围。根据《干部档案工作条例》(1990年修订)、《干部档案整理工作细则》(1991年)、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》(1991年)、《企业职工档案管理工作规定》(1992年)等有关文件的规定，人事档案主要包括如下几个方面的材料:

(1)各种履历材料。包括:履历表(书)、简历表、各类人员登记表、个人简历材料、更改姓名的材料。

(2)自传及属于自传性质的材料。

(3)各类鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料。

(4)学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料。包括:报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习(培训结业)成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表;专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务(职称)审批表;创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。

(5)政审材料。包括:审查干部政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况的材料，主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。

(6)参加党团组织及其他社会组织的材料。包括:中国共产党入党志愿书，入党申请书(1～2份全面系统的)和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料;加入民主党派的有关材料。

(7)奖励材料。包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹，各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

(8)处分材料。包括:处分决定(免予处分和处理意见)，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交代材料;通报批评材料;甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见;法院审判工作形成的判决书等。

(9)录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。

(10)其他可供参考的材料。包括:体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料，办理干部丧事活动中形成的悼词(生平)，报纸报道的消息、讣告，非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书，等等

下列材料不属于收集之列:

(1)经过区分，应属于文书档案、诉讼档案等其他档案的材料。

(2)重份材料。

(3)应属于个人保存的材料，如:独生子女证、日记、私人信件、病历及各种奖状、证书等。

(4)手续不全的材料，如正在处理、悬而未决或未经审核、签字盖章的材料。

(5)不真实的材料，如来源不明、虚假材料，以及自相矛盾、含糊其辞的材料。

(二)人事档案的收集渠道

人事档案来源广泛，须通过各种途径尽可能收集齐全。不同类型的人事材料有不同的收集渠道:

(1)通过组织、人事、劳资部门收集各种履历、考核、任免、调动、晋升专业技术职称、出国、提干、入党入团、调整工资级别、离退休等方面的材料。

(2)通过各级教育部门收集学历、学位、学衔、学习成绩、在校表现等方面的材料。

(3)通过业务部门和科技管理部门收集业务成绩、技术职务评定、技术发明、成果鉴定材料。

(4)通过纪律检查部门、司法部门、行政检查部门、公安部门收集个人违法乱纪所受的党内外处分、刑事判决书、个人检查以及撤销处分、平反决定等材料。

(5)通过军队有关部门和民政部门，收集曾在部队服役人员的档案材料，地方干部兼任部队职务的审批材料，复员和转业军人的档案材料。

(6)向有关单位和个人收集其他按规定应予归档的人事材料。

(三)人事档案的收集方法

人事档案的形成规律和特点决定了人事档案的收集与其他档案有所不同。例如，人事档案的收集工作主要是在个人所属的主管人事部门进行的人事材料的归档工作，而档案馆只接收已逝世的具有一定级别的领导、著名专家、学者、知名人士、英雄、模范人物的具有永久或长期保存价值的档案。与一个单位的文书档案向档案馆源源不断地移交不同，个人的人事档案向档案馆的移交是一次性的。人事档案没有固定的归档时间，而是由个人活动的具体情况而定的。

1.人事档案应连续不断地进行收集

在个人的生命里程中，一个人出生、成长、读书、就业会产生相关的关于其学历、工作经历、职务职称、考核、奖励(或惩罚)等直接反映其个人自然状况、个人专长和社会地位、社会活动情况、政治信仰等方面的材料。这些材料随着个人的成长和持续的社会活动而不断增加，因此，必须连续不断地对其收集、补充，才能保证人事档案的完整、齐全，反映个人学习、工作、品质和才学的全貌。如对个人新产生的考核材料、新成果、鉴定材料、奖惩与晋升材料的收集和补充，等等。

2.人事档案应根据其来源定向收集

人事档案材料的形成情况比较复杂，有的是在个人活动中形成的，有的是在各部门人事活动中形成的，致使人事档案材料分散在部门和个人手中。应根据个人经历和社会实践活动的实际情况，向经常产生人事档案资料的一定单位和部门实行定向收集。

3.人事档案应根据单位的工作活动规律定时收集

定时收集是按照一定的时间规律定期向有关部门进行收集。各单位的工作活动具有一定的时间规律性，如人事任免、职称评定、表彰先进等工作都有一定的规律，例如，每四年领导班子的换届调整，每年年底的职称评定，在一年中的某些时段如年底、“三八”妇女节、“五一”劳动节、“十一”国庆节等，一般都有总结或表彰活动，这些活动都会产生大量的人事材料。这要求人事档案部门掌握单位的工作活动规律和人事档案的产生特点，及时收集新产生的人事档案材料，要经常了解和掌握形成干部档案材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料。

4.人事档案应根据其形成规律进行追踪收集

人事档案材料不是孤立形成的，一项活动、一次事件，都会产生一系列互有联系的人事档案材料。例如，围绕某次事故的处理，会形成事故调查、复查、取证、对当事人处分决定、当事人检讨和申诉等一系列材料。应根据现有档案或掌握的线索，将一次事件或一项活动中形成的与当事人有关的人事材料收集齐全。

三、人事档案的整理

人事档案的整理是对收集来的人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。由于人事档案来源广泛，形式多样，往往是单份或活页材料，零散杂乱，规格不一，因此，人事档案的整理工作是一件比较烦琐的工作。

人事档案的整理须分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

(一)人事档案的正本和副本

人事档案的正本和副本主要用于干部档案。人事档案的正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的，副本是正本的浓缩，由正本中的部分材料构成，为重份材料或复制件。正本中有的材料副本中不一定有，但副本中有的材料正本中一定要有。正本由主管部门保管，副本由主管部门或协管部门保管。根据1990年修订的《干部档案工作条例》的规定，各级组织、人事部门都要对所管理的干部建立干部档案。干部档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。

建立人事档案的正本和副本，有利于保护人事档案的安全，也在一定程度上方便了人事管理工作的进行。

(二)人事档案的分类

1.正本材料的分类

根据《干部档案工作条例》(1990年修订)和《干部档案整理细则》的规定，干部档案正本材料的内容可分10类:

第一类，履历材料:干部履历表(书)、简历表、干部、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。

第二类，自传及属于自传性质的材料。

第三类，鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料。包括以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料;考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。

第四类，学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料)。

第五类，政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料);

第六类，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。

第七类，奖励材料。包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹。

第八类，处分材料。包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见。

第九类，反映职务、职称、工资情况的材料。包括录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。

第十类，其他可供组织上参考的材料:有残疾的体检表、残疾等级材料;干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词(生平)，非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。

此外，内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类;履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类;有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表报附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类;政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类;凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。

2.副本材料的分类

干部档案副本是干部档案正本主要材料的复制件。干部档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件(或重复件)构成:

第一类的近期履历材料。

第三类的主要鉴定、干部考核材料。

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料。

第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。

第七类的奖励材料。

第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料。

第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。

其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

(三)人事档案的排列

人事档案归类以后，每类中的材料要按一定的顺序排列。人事档案排列的基本要求是:重点突出，方便查找，反映材料之间的内在联系，便于新材料的补充。

人事档案的排列方法主要有如下几种:

1.按时间顺序排

即按人事材料形成时间的先后顺序，依次排列。正本材料中的第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料都可以按时间先后排序。

2.按重要程度排列

即按照人事档案材料内容的主次关系排列。适用于第五类、第六类、第八类材料的排序。其中第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交代材料等。第六类材料中入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

3.按材料性质相对集中排列

即按人事档案内容所反映的问题分别排列。这种方法便于揭示材料间的内在联系，适合于某一类中内容比较繁杂的人事档案的排列。如正本中第九类反映职务、职称、工资情况的材料的排列就可以按照工资、任免、出国、其他材料等几种不同性质的材料进行排列。每种材料内再根据形成的时间顺序排列。

上述三种排列方法常常是结合采用的，如按问题结合时间顺序排，按问题结合重要程度排列。人事档案排列后，要填写卷内目录于卷首，以固定人事档案材料的位置。目录登记的项目有:类号、材料名称、形成时间、份数、页数、备注等。

四、人事档案的鉴定

人事档案鉴定的依据主要有两方面:一是人事档案的内容。即对人事档案的内容进行鉴别，对其真伪和价值进行甄别和取舍;二是人事档案的主体。即对人事档案形成者的社会地位、影响力及其主管部门进行判定，决定其在何处保管以及保管期限。人事档案的鉴定一般分为三个阶段进行:归档鉴定、进馆鉴定和销毁鉴定。归档鉴定是对收集到的人事材料进行分析、鉴别和筛选，按照归档要求将有价值的材料归档，将无价值的、重复的和不真实的材料剔除。进馆鉴定主要是对单位移交的有一定社会地位或社会影响力的人物的档案进行审核。销毁鉴定是指对保管期限已满的人事档案进行审查，决定其是否销毁或继续保留。上述三个阶段中最关键的是归档时的鉴定、鉴别工作，它是人事档案质量的保证。

1.人事档案鉴别的方法

人事档案的鉴别，是人事档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。

(1)判断是否属于人事档案。在组织、人事活动中形成的档案和人事部门收集来的材料中，常会出现人事档案与文书档案、司法档案、科研档案相互混淆的情况，鉴别时应首先将它们区别开来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于人事档案，比较重要的证件、文章等，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，应登记报主管领导批准销毁。

(2)判断是否属于本人的档案材料。人事档案是以个人为单位整理立卷的，归档的每一份材料都应确属其人，要避免张冠李戴的错误。我国同名同姓的人很多，在鉴别时发现有同名异人、张冠李戴的，应及时清理出来。另外，除了区别同名异人外，还应注意一人多名现象，判明其学名、曾用名、化名、字、号、笔名等，尽量将同一个人的档案集中。

(3)检查材料是否齐全、完整。应检查关于某一事件、某一活动的材料是否齐全，如政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交代等。处分材料一般应具备处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全;每份归档材料，必须完整。

(4)检查材料是否真实、准确。人事档案的内容必须真实、准确，能够实事求是反映个人的实际情况。鉴别时对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。对那些恶意歪曲或诬陷的虚假材料，一经发现，应立即剔除。

(5)审查材料是否处理完毕，手续完备。归入人事档案的材料必须是已经处理完毕的材料。凡规定须由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。

(6)查对材料是否重复。无论什么材料，在正本、副本中各保存一份即可，最多保留三份，多余的应予剔除。

(7)鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。

2.对不归档的材料的处理(www.zuozong.com)

经过鉴别，一批不属于人事档案归档范围的材料被剔除，对这部分不需要归档的材料，可视不同情况分别处理。

(1)转出。将不属于人事档案的材料可交文书档案或转送有关部门保管。转出时，要按规定办理转递和接收手续。

(2)退还。将手续不完备或尚未办理完毕的材料退还给其形成单位，说明原因，提出意见，限期交回;将内容不实、含糊其辞的材料退还给有关人员，令其改写后交回;将奖状、证书、任命书、日记等应由个人保管的材料，退还给个人保存。退还时要开列清单，接收人清点无误后在上面签名盖章。

(3)留存。将不属于人事档案归档范围但又有保存价值的材料，经整理后作为资料保存，留作日常工作查考。

(4)销毁。将无保存价值、重复无用或污蔑不实的材料按有关规定予以销毁。凡准备销毁的材料，应仔细审查，逐份登记，写明销毁理由，经主管领导批准后，才能销毁。

五、人事档案的保管和转递

(一)人事档案的保管处所

《干部档案工作条例》(1990年修订)对于在职人员、退(离)休人员、离职人员等不同人员的人事档案保管处所分别进行了规定。

1.在职人员人事档案保管处所

在职人员的正本，由主管此人的组织、人事部门保管，副本由主管或协管此人的部门保管。人员调动以后，要立即将此人的档案转至新单位保管。

军队干部兼任地方职务的，其档案正本由军队保管;地方干部兼任军队职务的，其档案正本由地方保管。民主党派和无党派爱国人士的档案，由各级统战部门保管。

2.离休、退休和退职人员人事档案的保管处所

干部退(离)休以后，原属中央、国务院管理的干部，其档案仍由中央、国务院有关部门保管;其他干部的档案，由该干部的管理部门保管。

3.被开除公职或单位除名人员人事档案的保管处所

干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)后，未就业的，其档案仍由原管理单位保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。

干部被开除公职以后，未就业的，其档案由原管理单位保管;另就业的，其档案转给有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原管理单位保管。刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由原管理单位保管。

干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。

4.干部死亡以后，其档案按下列办法分工保管

(1)中央和国务院管理的干部，其档案由原管理单位保管五年后，移交中央档案馆永久保存。

(2)中央、国家机关各部委、各省、自治区、直辖市管理的司局级职务的干部，全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士，其档案由原管理单位保管五年后，移交本机关档案部门保存，并按《机关档案工作条例》规定的期限，随同到期的其他档案一并向同级档案馆移交永久保存。

(3)上述范围以外其他干部档案，由原管理部门保存五年后，移交本机关档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。

(二)人事档案的存放排列

人事档案是以个人为单位整理保管的，其存放排列也是按人名字顺进行的，常用的排列方法主要有笔画法、笔形法和音序法。

1.按姓氏笔画排列

即以姓氏笔画的多少为序对人事档案进行编号排列。先将同姓集中，按姓的笔画多少排列，姓相同的，按名的第一个字的笔画多少排列，如果名的第一个字相同，则按名的第二个字的笔画多少排列，依次类推。同名同姓的，按出生年月等其他特征排列。

将所排的姓名顺序编成索引，统一编号，并将索引名册的编号标注在人事档案袋上。按索引名册编号顺序排列档案，并对照索引名册核对清点。

档案的存放位置与索引名册上标明的要一致。每个姓后面要留一定空号，以备增加档案时用。

2.按姓名字形编号排列

即按人事档案姓名的笔形取角编号的排列方法。这种方法以四角号码查字法为基础，按笔形进行编号排列。

3.按姓名的汉语拼音字母顺序排列

即根据音序检字法原理，按人事档案姓名的拼音字母次序排列的方法。首先按拼音字母顺序排列姓氏，同姓之中，按名的第一个字的拼音字母顺序排列，若第一个字相同，则按第二个字的拼音字母顺序排列，依次类推。

人事档案的排列一般可先划分人员所在部门或职务，然后再按姓氏的笔画、笔形和音序进行排列。人事档案排列完毕后，应建立人事档案底册，作为检查核对人事档案的依据。人事档案底册上登记人事档案的基本情况，包括姓名、档号、性别、政治面貌、工作单位、职务、正副本册数等。

(三)人事档案的转递

人事档案的转递是指人员调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。人事档案的转递应迅速及时、安全保密、准确无误。根据《干部档案工作条例》(1990年修订)的规定，转递档案应遵守下列要求:

(1)干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

(2)县及相当于县以上的各级党委组织、人事部门，可以直接转递干部档案。

(3)转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

(4)转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。

(5)收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章并立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。

(6)为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部档案管理部门，并建立必要的联系制度。

严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查核。对确属查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料可移交干部原籍档案馆保存。

(四)人事档案的保管制度

1.登记制度

人事档案登记制度包括两个方面:一是收文登记，将收到的人事档案材料在收文登记簿上登记;二是转递登记，将要转走的材料在转出材料登记簿上登记，并填写移交清单，作为转递材料的底账，以便检查核对。登记制度有助于保证人事档案的完整与安全，避免其遗失。

2.检查核对制度

人事档案管理部门应定期或不定期地对人事档案进行检查核对。主要内容包括:

(1)查对人事档案实际情况与人事档案底册所登记的项目是否相符，档案存放位置与其编号是否一致，有无错漏。

(2)检查人事档案的保管情况。检查人事档案的库房条件、装具是否符合要求，并查看人事档案自身的状况，有无虫蛀、霉烂等受损情况发生。

检查中发现的问题应及时解决，并作好检查核对记录。

3.保卫保密制度

(1)人事档案应由专人保管。

(2)人事档案保管处所应有安全设施。人事档案办公室应与日常办公和调阅室分开，无关人员不得随意进入。库房内应有防火、防盗、防潮等设施，严禁吸烟、堆放杂物和易燃易爆物品。

(3)人事档案在转递和查阅过程中要采取安全防护措施，防止泄密和丢失。

六、人事档案的查阅利用

根据《干部档案工作条例》的规定，因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定:

(1)查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料、介绍信查阅干部档案。

(2)档案管理单位，要根据规定，确定是否提供和提供什么材料。

(3)凡查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。

(4)档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

(5)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(6)各级干部档案管理部门，应制定查阅注意事项。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。

(7)借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。

(8)各级组织、人事部门，应根据上述原则结合具体情况，对本单位管理的干部档案的借阅范围、批准权限、登记、归还手续等作出具体规定。

七、流动人员人事档案的管理

20世纪80年代以来，随着改革开放和社会主义市场经济体制的建立和发展，人才流动现象日益频繁和普遍。人事档案是单位选留人才、个人晋升的重要依据，人事档案管理直接关系到流动人员合法权益的保障和企事业单位人力资源管理的效率，加上我国已有的干部档案管理制度不适用于流动人员，因此，流动人员的人事档案管理引起了社会的高度关注。1996年，中共中央组织部、人事部制定了《流动人员人事档案暂行规定》，对流动人员的人事档案管理制度和措施作出了规定。

(一)流动人员人事档案的范围

《流动人员人事档案暂行规定》所规定的流动人员人事档案的范围主要包括:

(1)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案。

(2)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案。

(3)待业的大中专毕业生的人事档案。

(4)自费出国留学人员的人事档案。

(5)外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案。

(6)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案。

(7)其他流动人员的人事档案。

(二)流动人员的人事档案管理机构

流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构(以下简称人才流动服务机构)，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

跨地区流动的流动人员人事档案，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

(三)流动人员人事档案的转递

人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函15天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。

转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。

流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。

人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书须明确双方的权利、义务等内容。

人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接收流动人员人事档案。

(四)流动人员享受的档案服务

根据《流动人员人事档案管理暂行规定》等有关文件的规定，人才流动服务机构要认真做好流动人员人事档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、转递等管理工作，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。同时，人才流动服务机构应做好与档案管理有关的流动人员身份认定、转正定级、连续计算工龄、调整档案工资，出具就读、出国政审等有关证明及材料，以及接转组织关系等工作。此外，人才流动服务机构经授权还可以进行流动人员的职称资格考评、合同签证、社会保险等社会服务工作。

八、人事档案管理改革

我国现有的人事档案管理制度产生于计划经济环境，具有封闭性，不能适应市场经济人才自由流动的需要。当前，人事档案的多头管理、个人信息分散、重复建档、一人多档，以及弃档、毁档、伪造档案、赎档等现象时有发生，使人事档案难以充分发挥作用。而且，人事档案内容僵化、雷同，格式化、公式化的材料较多，突出个性的材料较少，重政治历史问题，轻现实工作表现和业绩，对人力资源管理起不到应有的支撑作用。

人事档案改革的目的应是维护当事人的合法权益，发挥人力资源的积极性、主动性和创造性，促进人力资源的有效配置。本书仅从如下4个方面探讨人事档案改革的途径:

1.丰富人事档案材料的内容

我国现有的人事档案管理基本套用了干部档案管理的模式，在人事档案中有很多反映个人政治历史情况的材料，而关于个人业绩、能力、专长、培训学习等反映个人才学、义务能力、综合素质的档案材料则很缺乏。这样就无法对一个人作出全面、完整的评价，不利于用人单位选拔、任用优秀的人才。因此，必须在人事档案中增加一些能够反映个人才学、综合素质、能力的凭证性材料和由权威部门认定的业绩考核资料，把具有凭证性质的档案和反映个人工作经历、职业能力和信用情况的档案作为人事档案的基本内容。

2.坚持集中统一管理，避免多头分散

在我国，人事档案管理“政出多门”的现象扰乱了人事档案管理的秩序，劳动部、组织部、人事部等部门都可以制定相关的人事档案管理政策，很容易造成相互矛盾、重复、分工不明、遇到问题相互推诿，降低了人事管理的效率。因此，应在各级政府建立统一的人事档案管理机构，坚持对人事档案实行集中统一管理。

3.推进人事档案管理的信息化

数字时代，档案管理信息化是适应社会信息化和数字网络环境的必然趋势，人事档案管理也不例外，以纸张为载体，通过邮寄等转递人事档案的管理方式显然落伍了。在人员流动频繁的情况下，纸质档案的收集、整理、统计、邮寄转递的效率相对于数字载体和网络传递而言要低很多，而通过纸质人事档案开发利用人力资源的困难相当大。因此，应大力推进人事档案的信息化管理，利用计算机技术和网络技术管理人事档案，建立联网的人事档案管理系统，便于人事档案的利用、查阅和信息内容的添加。

4.确认公民对其人事档案内容的知情权

长期以来，我国的人事档案主体无权查阅自己的人事档案，无法知晓其中的内容，而在人才招聘、职称评定等活动中公民本人需要通过其人事档案了解自身情况的需求却在不断增加。现实中，因为人事档案的不透明而对当事人造成损害的侵权事件屡有发生。人事档案管理工作应当以人为本，个人应享有对自己部分档案的知情权，可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式。人事档案信息部门向个人开放，不仅可以方便公民，而且可增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案管理工作的监督，使人事档案工作更好地为公民服务。