一、我国档案管理标准化的历史与现状
我国档案管理标准化工作起步较晚，开始于20世纪80年代初期。从20世纪80年代初期至今，我国成立了档案工作标准化机构——全国档案工作标准化技术委员会，相继制定和颁布了一批重要的档案工作国家标准和行业标准，各个地方政府档案行政管理机构也制订了相应的地方标准。我国档案管理标准化工作经过20多年的发展，已经初步形成了由档案基础标准、档案业务标准、档案技术设备标准、档案信息处理标准等组成的档案标准化体系。
(一)我国档案工作标准化机构设置及职能
我国档案工作标准化机构开始设立于20世纪80年代初期。1982年年底，全国档案工作会议通过了档案事业八年发展规划(1983—1990年)，档案工作标准化被提上了议事日程。1983年2月，国家档案局成立了全国档案工作标准化领导小组，同年5月，在领导小组下设立了档案著录、分类法与主题标引、名词术语三个标准化工作小组，起草《档案著录规则》、《档案工作词汇》两项标准，编制《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》。1986年，国家档案局在档案科学技术研究所设立了标准化研究室，从事档案工作标准的研制，并兼全国档案工作标准化领导小组办公室的工作。1989年初，国家档案局在综合科教司下设立了法规标准化处(法规标准化处现设在国家档案局的政策法规研究司)，主要职能之一就是集中统一管理档案系统的标准化工作。1991年3月，成立了全国档案标准化技术委员会，主要承担档案工作国家标准、行业标准的审查工作。
全国档案工作标准化技术委员会(简称档标会)，是全国档案工作标准化技术工作组织。档标会既是国家档案局领导下的档案系统的全国性标准化技术委员会，又是全国文献与信息标准化技术委员会的第一分会(SAC/ TC46/SC1)。档标会设秘书处，秘书处工作由国家档案局中央档案馆政策法规司法规标准化处承担。
档标会每年召开一次全体会议，评议项目，审查标准，研究计划，总结工作。对各立项单位申报的标准项目，由档标会在年会上评议并提出是否批准立项及立项标准的级次、资助经费额度等意见。经档标会评议后同意立项的项目，由档标会秘书处负责汇总，报国家档案局批准。档标会审查通过的标准，经主任委员签署意见，报有关主管部门批准发布。
(二)我国的档案工作国家标准、行业标准、地方标准和企业标准
1.国家标准
1985年5月，国家档案局发布了我国档案工作领域第一个国家标准GB3792·5-85《档案著录规则》。在经过十几年的推广使用后，国家档案局于1999年对该标准进行了修订，并以行业标准发布了新的《档案著录规则》(DA/T18－1999)。当前，我国已经颁布的档案工作国家标准有10项(见表11-1)。
我国档案工作国家标准不仅规定了文书档案的案卷格式，而且规定了科技档案、照片档案等常见的专门档案和特殊载体档案的管理规范，并于2002年推出了电子文件的归档与管理规范。2006年颁布的国家标准《中国档案工作国家标准目录档案机读目录格式》则填补了我国档案界一直未能出台机读目录格式标准的缺憾，对统一机读档案数据交换格式，促进档案信息化建设和资源共享具有重要意义。
表11-1 档案工作国家标准记录
表11-1档案工作国家标准目录档案机读目录格式》则填补了我国档案界一直未能出台机读目录格式标准的缺憾，对统一机读档案数据交换格式，促进档案信息化建设和资源共享具有重要意义。
2.行业标准
1986年2月，由城乡建设环境保护部和国家档案局共同批准发布了专业标准JGJ25-86《档案馆建筑设计规范》(试行)，2000年国家档案局与建设部联合修改并发布了新的《档案馆建筑设计规范》(强制性行标)。当前，我国已颁布40多个档案工作行业标准(见附录五)。
档案行业标准覆盖面很广，既有针对档案实体管理的标准，如文书档案案卷格式、归档文件整理规则、全宗卷规范;又有针对档案信息处理的标准，如档案著录标引的规则;既有对文书档案和科技档案管理的标准，也陆续推出了针对其他专门档案，包括人身保险业务档案、会计档案、印章档案、原始地质资料的管理标准。其他还包括有关档案术语、档案建筑物、档案保护技术，以及纸质档案数字化和电子文件管理的行业标准。档案行业标准的数量和覆盖面在我国档案标准化的纵向体系结构中占据主体。
3.地方标准
20世纪80年代起，各地档案部门也积极开展了标准化活动。辽宁、湖北、河北、江苏、天津等省、市都制订了一些档案管理方面的地方标准。如湖北省《工业企业档案分类基本规定》(鄂B23-88)、《河北省先进企业档案管理标准》(DB/1300A141-87)等。当前，我国很多省、直辖市颁布了档案管理的地方标准，如湖南省档案局颁布的地方标准《档案工作规范化管理》(DB43/T263-2005)、北京市档案局颁布的《北京市企业档案管理标准》(DB11/T038-94)等。
4.企业标准(www.zuozong.com)
随着现代企业制度的建立，企业档案管理标准化建设日益受到重视。不少大型企业颁布了自己的档案管理标准，如《中国科学院企业档案管理工作规范》(2001年)。
(三)我国档案工作标准化的成就和问题
1.我国档案工作标准化的成就
我国档案工作标准化起步晚但发展快。纵向上，已经初步建立了档案管理国家标准、行业标准、地方标准和企业标准相互配套的层次体系;横向上，基本形成了档案管理的基础标准、业务标准、技术标准、档案信息处理标准等相互联系的横向体系。此外，随着国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》(2002年)的颁布和实施，我国档案信息化标准体系建设在已有的档案标准体系基础上得到加强。2002年国际技术监督局颁布了国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)，该标准全面、详细地规定了公务活动中电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的方法和要求，成为当前我国电子文件管理活动的基本规范。自此，与档案信息化建设的多项行业标准陆续制订和实施，包括《公务电子邮件归档与管理规范》(DA/T32-2005)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)，以及《电子文件元数据标准》、《电子文件管理细则》、《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》等行业标准的征求意见稿。
2.我国档案工作标准化存在的问题
(1)档案管理标准体系有待完善。经过十多年的建设和发展，我国的档案管理标准体系虽然已经初步建立，但是还存在一些问题:有些急需的标准项目未能及时立项，导致该领域标准的缺失;有的标准颁布了很长时间，但与之配套的细则或系列标准没有跟上，使标准的作用不能充分发挥;已有的标准在档案管理各项业务活动中分布不够均衡;有些档案标准未能及时修订，其内容滞后于档案工作实际;档案信息化标准体系建设尚待加强。
(2)档案标准的质量有待提高。某些档案工作标准立项未经过充分论证，标准的编制缺乏实践基础，导致标准质量不高，不符合档案工作实际;档案标准与档案工作规章制度之间界限不清，影响了标准的质量。
(3)档案管理标准化未得到严格实施。不少单位在档案工作中各行其是，没有切实贯彻执行已经颁布的档案标准。例如，在档案著录标引工作中，不少单位并未采用已经颁布的档案著录、标引规则，而是按自编的分类表和词表进行著录和标引，导致著录格式和内容不统一，标引的一致性低，严重影响了著录标引工作的质量。这些问题与档案机构和人员的标准化意识不高、知识不足，以及标准本身的质量和适用性都有一定的关系。
综上所述，我国档案标准化发展快且已初步建立了标准化体系，但还存在一些问题。国家档案行政管理部门需要对档案标准化建设统一规划，有计划、有步骤地推进档案工作的标准化，适时制订高质量的档案标准，并切实推广使用。在制订标准时，应进行充分的调查和可行性论证，根据档案工作需要确定标准发生作用的范围和程度，提高标准的质量。标准制订后，应积极开展标准的推广工作，针对各单位具体情况加以监督和检查，保证各项标准得以贯彻实施。在档案标准的立项、制订和实施过程中，应保持与有关文献、信息标准的协调。应借鉴和参考文献、信息标准及有关国际标准，使档案标准成为文献、信息标准体系的有机组成部分，为文献、信息资源共享和交流奠定基础，发挥较大的经济效益和社会效益。
二、我国档案管理标准化的趋势——建立和完善档案信息化标准体系
国家档案局中央档案馆2002年11月25日颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了“加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程”的指导思想。档案信息化是社会信息化在档案工作领域的体现，其实质是档案部门通过应用现代信息技术，改革档案管理机制，提高档案管理效率，开发和利用档案信息资源，实现档案信息资源共享。档案信息化的特征表现为:档案信息存贮的数字化、档案信息服务的网络化和档案信息管理的标准化。档案信息化的过程体现为:在信息技术的推动下，传统档案管理向数字档案管理转变，以及由此而带来的档案工作领域的全面变革。
随着全国档案信息化建设的开展，档案信息化标准建设日益重要。制订和完善档案信息化标准体系，是推进档案信息化科学、高效运行的基础，因此，必须将档案信息化标准建设纳入到档案信息化建设的顶层设计之中。根据《全国档案信息化建设实施纲要》所规划的6个方面的内容，结合当前我国档案信息化建设的进展，我们可以大体拟订档案信息化标准体系，其内容覆盖6个方面:档案信息化基础设施标准、数字档案资源建设标准、电子文件归档与管理标准、档案信息化应用系统标准、档案信息资源开发利用标准、档案信息安全标准。具体如下:
(1)档案信息化基础设施标准。包括:硬件设施标准、网络环境构建的技术标准、档案网站建设标准等。
(2)数字档案资源建设标准。包括:档案著录标引标准、档案目录数据库结构和数据交换格式标准、档案全文数据库和多媒体数据库建设标准、纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案的数字化技术和质量标准、数字档案文件格式标准。
(3)电子文件归档与管理标准。应覆盖电子文件的生成、采集、传输、保管等各个环节。包括:电子文件的术语标准、电子文件的创建标准、电子文件采集标准、电子文件数据交换和元数据标准、电子文件管理系统的建设标准、电子文件归档标准、归档电子文件鉴定标准、电子文件长期保管文档格式和载体标准、电子文件维护和管理标准等。
(4)档案信息化应用系统标准。包括:档案管理软件系统的功能要求与数据标准、文档一体化管理系统的建设标准、电子文件中心的功能及运行标准、数字档案馆建设标准、电子政务环境下的电子文件管理系统功能设计标准等。
(5)档案信息资源开发利用标准。包括:档案信息资源开发利用形式标准、技术标准、数字档案资源开发利用过程中的各方面权益协调标准。
(6)档案信息安全标准。档案分等级管理标准、档案异地保管和信息备份标准、档案管理系统的安全标准等。
上述6个方面的标准覆盖了档案信息化建设的各个领域，它们相互联系和作用，构成了档案信息化标准的有机体系。其中，与档案数据库建设、电子文件管理、数字档案馆建设有关的标准在当前我国档案信息化标准体系建设中占有重要地位，应优先制订和实施。
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