档案标引以及档案检索语言

第二节　档案标引与档案检索语言

档案标引是对文件或案卷的内容进行主题分析，根据检索语言赋予检索标识的过程。档案检索语言主要有分类法和主题法两种。依据分类法给予分类号标识的过程，称分类标引;依据主题法给予主题词标识的过程称主题标引。所谓主题，是指档案文献所记载和涉及的具体对象与问题，即档案的中心内容。

一、档案标引程序

档案标引的基本程序如下:

(1)审读文件、案卷，了解档案所论述的内容。主要通过题名来确定档案主题，如果题名不能确切反映文件内容和成分，再查阅正文、文头、文尾和附加标记等，力求准确把握档案的主题。

(2)进行主题分析，确定主题类型与结构。

(3)查表，转换主题概念。将档案的主题概念分析出来后，即可从档案分类表和主题词表中选定相应的分类号和主题词进行概念转换，对于多主题的档案应该分解成几个单主题进行标引。

(4)给出档案标识，即给出分类号或主题词。

(5)作标引记录。对标引的结果以及标引中所处理的某些问题(如增删主题词等)进行记载，以不断提高标引质量。

(6)校对审核。主要审核主题分析是否全面、准确，主题概念的转换是否符合标引规则，标引记录有无差错等。

二、档案主题分析

档案主题分析，是根据档案标引和检索的需要，依据一定方式，对档案内容进行分析，提取档案主题概念，确定档案主题的类型与结构的过程。主题分析的质量如何，直接关系到档案标引的效果乃至整个档案检索系统的检索效率。

(一)档案主题分析的依据

分析档案主题的依据主要为档案题名、文件版头、附加标记乃至正文等，其中档案题名是作者对档案中心内容的概括，一般都能准确反映档案的内容和性质，但也有一些档案题名不能准确表达档案的中心内容，所以题名不能作为档案主题分析的唯一依据，此时就需要查阅文件版头和附加标记。文件版头包括作者、收文机关、文件字号、时间、密级等内容，通过它有助于明确文件的具体内容、使用范围及参考价值等。当从标题、文件版头和附加标记还不能判定档案主题时，就有必要浏览正文。通过翻阅档案正文可以了解其撰写目的、中心内容，从而确定档案论述和研究的主题。

而在实际标引中，在绝大多数情况下，以档案题名为主要依据基本上就能迅速、准确地判定档案的主题。这主要是由于题名的拟写有比较严格的规定和要求，形成了档案题名规范性的特点。普通档案题名一般由作者、事由、文件(案卷)名称三部分组成，并标明了发文机关名称，其中含有大量可供检索的内容特征和形式特征，基本能反映档案的主题。

(二)档案主题分析方法

1.对主题类型的分析

依主题数量，档案主题类型可分为单主题与多主题两种。只记录或阐述一个事物或一个问题的档案，称单主题档案，如经济作物、档案馆建筑设计等;论述两个或两个以上事物或问题的档案，称之为多主题档案，如棉花和大豆的种植与销售等。对多主题档案应分解为几个单主题分别进行分析。

依主题的构成因素，可分为单元主题和复合主题。单元主题是指由一个主题因素构成的主题，如农作物、图书馆等，论述的是一特定的事物对象或问题，分析时只需将该主题概念析出即可;复合主题是指由若干个主题因素结合构成的主题，如大气污染的防治、中国机构改革现状等，对复合主题须深入分析其结构及主题因素之间的相互关系。

依主题的重要程度，可分为主要主题和次要主题。在进行主题分析时，应重点分析主要主题，根据标引的需要对其作充分的提炼，而对次要主题，则应根据它的实际标引价值决定取舍。

依对主题表达的明确程度，可分为显性主题和隐性主题。显性主题是作者明确阐述的主题;隐性主题是作者未直接加以表达，而是隐含于档案内容之中的主题。对显性主题的分析较为容易，可根据档案题名或正文直接提取主题概念，而隐性主题则易漏标，须在深入了解档案内容的基础上进行分析和提炼。

2.对主题结构的分析

主题结构是指构成主题的因素(主题因素)以及这些主题因素在主题中的作用和相互关系。单元主题结构简单，只由一个主题因素构成，而复合主题结构复杂，一般由几个主题因素构成，因此分析主题结构，主要是针对复合主题而言。主题因素分为以下五种:

(1)主体因素。即文件或案卷中论述的关键性主题概念，是主题中的核心部分。凡具有独立检索意义的主题概念，都可作为主体因素。如《××县人民政府关于加强粮食收购工作的决定》，其中的“粮食收购工作”即为主体因素。

(2)通用因素。即构成主题的通用概念。凡是没有独立检索意义的一些主题概念因素，如研究、方法、设备、总结等，均为通用因素。它们一般不能作检索入口，在主题中主要对主题因素起细分作用，用以补充说明主体因素。如“拖拉机的生产规划”这个主题中，“规划”为通用因素。

(3)位置因素。即档案所论述的对象所处的空间、地理位置等主题因素，它对主体因素所在的空间、地理位置起限定作用。如“北京市发展乡镇企业情况的报告”，其中“北京市”为位置因素。

(4)时间因素。即档案所论述的对象所处的时间范围的主题因素。如朝代、年代、年度等，它也对主体因素起限定和修饰作用。如“××省人民政府19·86·年度工作报告”，其中“1986年”为时间因素。

(5)档案类型因素。即表示档案种类或文件名称的主题概念，如会议记录、指示、通知、报告、通报、命令等。

按照上述五种主题因素的重要程度进行组配，次序如下:主题因素—通用因素—位置因素—时间因素—档案类型因素，不同档案主题所包含的主题因素多少不同，应根据标引深度的要求选择应该标引的主题概念。例如“中国七五期间工业经济体制改革研究报告”包含了上述五种因素，如果标引深度为4的话，那么只能选择“工业经济—经济体制改革—研究—中国”进行组配标引。档案主题概念，除主体因素不能省略外，其他因素都可根据要求在标引中略去不标。

3.对主题因素间相互关系的分析

主题因素之间的相互关系主要有下面几种:

(1)限定关系。表示事物与事物的某一属性及方面，如“汽车的保养”。

(2)交叉关系。表示具有概念相交关系的同级事物或对象，如“水生哺乳动物”。

(3)应用关系。表示某种科学、原理、方法、材料、设备、工艺等在某方面的应用，如“激光技术在医学中的应用”。

(4)影响关系。表示某事物对另一事物的影响，如“环境污染对生物的影响”。

(5)因果关系。表示某事物是另一事物的原因或结果，如“大气污染的危害”。

(6)比较关系。表示两个或两个以上主题因素之间的比较，如“国有经济与个体经济”。

三、档案分类标引与档案分类法

(一)档案分类标引的基本规则

(1)档案分类标引须依据档案分类原则，以档案的职能特性及其他特性为依据，对档案文件进行周密的主题分析，查明文件所论述的对象属什么类别。

(2)应根据档案分类表及其使用规则，辨明类目的确切含义，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地判定类目的含义。

(3)档案分类标引须符合专指性要求，分入最切合档案内容的类目，只有当分类表中无恰当的类目时，才能分入上位类或相关类，并作出记录，以保证标引的一致性。

(4)档案分类标引应提供必要的检索途径，为充分发挥档案的作用创造条件。当一份文件或案卷涉及两个以上主题时，可标引一个以上的分类号。

(5)档案分类标引的内容必须是文件或案卷中比较具体论述了的，有一定参考价值，可以成为检索对象的。具备了上述条件的不予标引，为标引不足;为具备上述条件而给予标引，则为标引过度。总之应进行适度标引，保证较高的检索效率。

(二)档案归类方法

1.单主题档案的归类

(1)只记录或阐述一个事物或一个问题，内容比较专一的单主题档案，依其内容的职能性质归类，如“关于开展党员培训的通知”，入“A242党员培训”。

(2)从不同的方面来论述同一事物的档案，应按分类表中有关集中与分散的要求，归入相应类目。如棉花的生产和购销分别归入“MA21农作物业生产”和“LA2商品购销”。分类号标引为“MA21+LA2”。

(3)论述同一事物的两个或两个以上方面的档案，若论述的方面是属于同一职能同一类别的，应归入其上位类，如“知识分子入党和提干问题”，入“A2”组织类;若属于不同职能类别的，依档案论述的事物的主要方面归类，如“关于稳定物价加强物价检查监督的通知”，入“JF51”物价监督检查类。

(4)从几种职能工作角度综合论述一个主题的档案，按其主要职能归类，如“工青妇组织和党政部门关心大龄未婚青年”，入“CA94”民政类。

2.多主题档案的归类

一份档案论述两个或两个以上主题时，标引时应分析各主题之间的关系，确定给予一个或几个分类号。

(1)并列关系。三个以下并列主题，应分别给予分类号，如“水资源和生物资源保护”，分别给予两个分类号“MA2832”和“MA2833”。如果并列主题超过三个以上，又属于同一上位类，则归入其所属上位类，如一份档案论述了函授、夜大、电大、自学考试等内容，应归入其上位类“GE6成人教育”。

(2)从属关系。即上下位类关系，一般归入上位类，如“职业技术教育与中专教育”，入“GE4职业技术教育”。如果两个具有从属关系主题中重点论述的是较小主题时，则归入下位类，如“档案事业与企事业档案工作”重点论述企事业档案工作方面的内容，入“GA414企、事业档案工作”。

3.多因素主题档案的归类

(1)因果关系。按结果一方归类，如“由于忽视航空安全检查造成××飞机失事的调查报告”，入“PD23312飞行事故调查分析”。

(2)影响关系。一般按受影响一方归类，如“新技术革命对档案事业的影响”，入“GA41档案事业”;如果论述一事物在各方面影响的，则依发生影响的主题归类，如“计算机科学技术对电子工业的影响”，入“NK电子工业”。

(3)应用关系。按应用到的主题归类，如“计算机在工程和技术科学中的应用”，入“HE工程和技术科学”;如果是综合论述一主题在各方面应用的情况，则按被应用的方面归类，如“微型计算机在图书情报和档案工作中的应用”，入“NK24111418微型数字计算机”。

(4)比较关系。一般按作者所要阐明的主题归类，如“农村集体所有制与个人所有制的比较”，作者重点阐述的是个人所有制，入“JC941213农村个人所有制”。必要时，也可将被比较的几方分别归类。

(三)《中国档案分类法》

档案分类法，是以国家机构和社会组织从事社会实践活动的分工为基础，按照档案的内容和特点，分门别类组成的科学体系。它是对概括档案内容特征的概念进行逻辑分类和系统排列形成的一种概念标识系统。档案分类法的表现形式是档案分类表。档案分类表是进行档案分类标引的依据，用于编制分类检索工具，提供分类检索途径。档案分类法以职能分工为主要分类标准，并结合档案记述和反映的事物的属性，选择其他辅助分类标准，如行业分类、载体分类、学科分类等。档案是人类社会实践活动的历史记录，而人类社会实践活动是以国家机构、社会组织和个人的职能分工形式来进行的，因此，职能特性是档案特有的最主要的属性，以职能分工为基础建立起来的分类体系能反映出社会实践分工情况，与档案实体的全宗管理原则相协调，具有稳定性和客观性，也便于档案利用者有效地检索和利用档案。职能分工原则是档案分类法区别于其他文献分类法的主要标志。

在体例上，档案分类法采用的是体系分类法的原理。所谓“类”，是许多具有某种共同属性的事物的集合。用以表示一类事物的名称，称为类名，在文献分类中，称为类目。类目是分类法的基本单位，类目的代号称为分类号，分类法是以分类号做标识，按分类号的顺序排列的。类是可分的，一事物除了具有与同类事物共同的属性外，还具有其他属性，因此，可以用另外的属性作为分类标准对一类事物进行划分，即分类。经过一次划分所形成的一系列概念称为子类或下位类，被划分的概念称为母类或上位类，它们之间的关系是隶属关系，各子类之间互称同位类，它们之间是并列关系。分类可以连续进行，经过一次划分所得的子类，还可以用其他分类标准再次划分。这样层层划分，层层隶属，便构成了一结构严密的等级体系。

《中国档案分类法》由编制说明、基本大类一览表、简表、详表(主表)、辅助表(复分表)等组成部分构成。

1.基本大类一览表

《中国档案分类法》的基本大类一览表共分为19个大类。排列如下:

A中国共产党党务

B国家政务总类

C政法

D军事

E外交

F政协、民主党派、群众团体

G文化、教育、卫生、体育

H科学研究

J计划、经济管理

K财政、金融

L贸易、旅游

M农业、林业、水利

N工业

P交通(www.zuozong.com)

Q邮电

R城乡建设、建筑业

S环境保护、土地管理

T海洋、气象、地震、测绘

U标准、计量、专利

2.详表(主表)

详表是分类法的正文，由类目、类目之间的关系、标记符号、注释组成。

(1)类目是分类法的基本单位，《中国档案分类法》第2版共有10万条类目。

(2)类目之间的关系。分类法主要通过主表的等级结构来表达类目之间的相互关系，如图8-4所示。在此例中，类目之间的隶属、并列关系一目了然。

图8-4　档案分类法类目体系图示^[1]

(3)标记符号

《中国档案分类法》采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，数字的数位一般表示类目的级位，并能显示类目之间的各种逻辑关系，基本上遵循了层累制的编号原则。当同位类过多时，灵活采用了八分法和双位制的编号法。

所谓八分法又称为“扩九法”，它用前8位数字1～8表示8个同位类，当同位类超过8个时，第9个同位类开始展开，不用9而用91，第10个同位类用92，……直到第16个类目用98，第17个类目若不扩展用99，若继续扩展从第17个同位类目分别用991，992，993……998来标记。

双位制又称为“百分法”，是为了缓解类列扩展与符号基数不足之间的矛盾而采用的一种编号方法。具体做法是，当一个类目展开的下位类太多时，第一类不用1，而用11;第二类不用2，而用12;第三类不用3，而用13……，第九类不用9，而用19;第十类不用20，而用21;第十一类用22……。

为了补充基本类号的不足，《中国档案分类法》采用了以下辅助符号，用以表达类目的特定含义。

①“+”并列符号。为了适应分类标引的需要，对有并列关系的多主题档案进行标引时，需要赋予多个分类号，其间用“+”号相连，以便把多主题档案的类号组配起来。如:××县第×届人大代表赴乡、镇视察与调研的文件材料，分类标引结果为“BA17+BA15”。

②“:”关联符号。又称组配符号。它将主表中两个或两个以上类目的号码组成一个复合类号，用以表达一个复杂的主题概念。如:××中学关于学生饮水卫生情况的调查报告，分类标引结果为“GE23:GF55224”。

③“－”综合复分号。凡依综合复分表复分，必须标记此符号，使用时将“－”置于综合复分号码之前，与主类号连接。

④“()”世界各国和地区复分号。主要用于区分世界各国和地区，使用时用“()”标识将国家、地区复分号码括起来，与主类号相连。

⑤“［］”中国地区复分号。用于区分中国地区。使用时将中国地区复分号码用“［］”括起来，与主类号相连。

⑥“《》”民族复分号。主要用于区分民族，使用时将民族复分号码用“《》”括起来，与主类号相连。

⑦“〈〉”科技档案复分号。使用方法同上。

⑧“·”专类复分号。用于对主表中特定类目的复分，使用时将“·”置于专类复分号码之前，接在主类号之后。

⑨“=”专用复分号。中华人民共和国档案分类表在外交、文化、新闻通讯、教育、卫生、国内贸易、对外贸易、农业、煤炭、铁路、公路、水陆等大类(或二级类目)后，设有专用复分表。使用时，将专用复分表的号码用复分符号“=”接在主表的分类号码之后。

⑩“〔〕”交替类号。用以标识供选择的类目，不作为档案分类的实际号码使用。

〇11“/”起讫符号。表示类目号码的起止范围，只在主表中出现，不作为档案分类的实际号码使用。

(4)注释

为了帮助分类人员理解和使用类目，《中国档案分类法》对一部分条目作了必要的注释。注释有如下作用:指明类目的内容;指明类目之间的关系和范围;指明交叉和参照关系;指明细分方法。

3.辅助表

也称复分表、附表。它是将分类表中某些具有共性的类目从主表中抽出汇编成各种复分表，起到统一类目、简化类表、缩短篇幅、帮助记忆的作用。包括通用复分表、专类与专用复分表。

(1)通用复分表

通用复分表适用于分类表各大类。《中国档案分类法》设置了下列五种通用复分表:

①综合复分表，也称总论复分表。它是各类具有共性的有关综合事务方面档案复分的依据。复分符号为“－”。如:《农业条例》标引为“MA－14”。在使用综合复分表时要注意两点:第一，综合复分表的类目一般不在主表反映，但有时也作为专类在主表或专用复分表中列出，此时应本着先主表、专用复分表，再综合复分表的原则，分类时不使用综合复分表的相应类目复分;第二，具有综合复分表中两种以上特征的档案文件，只能选择其中主要的一种加以复分，不能重复使用。

②世界各国和地区表。它是各类目档案需要按国家和地区标准复分时的依据，凡主表中注明“依世界各国和地区表分”的都可用此表复分，其符号为“()”，如“日本林业”的分类号为“MB(392)”。

③中国地区表。它是各类目档案需要按行政区划复分时的依据，凡主表中注明“依中国地区表分”的，均可用该表复分，其符号为“［］”。如“湖北省汽车工业”的分类号为“NO［42］”。

④中国民族表。需按民族复分时用，凡主表中注明“依中国民族表分”的，均可用该表复分，其符号为“《》”，如“回族自治”的分类号为“BE1《03》”。

⑤科技档案复分表。共有5个组成部分。分别为1科学研究档案;2基本建设档案;3设备仪器档案;4标准、计量档案;5产品档案。凡主表中注明“依科技档案复分表分”的类目，均可用该表复分。其符号为“〈〉”。如“体育场馆设施标准规划”的分类号为“GG86〈412〉”。

(2)专类与专用复分表

专类复分表是主表中附加的供某大类或某大类中的部分类目作进一步区分用的复分表，它是依据档案材料分类的实际需要而设置的。《中国档案分类法》(第2版)一共设置了17个专用复分表，137个专类复分表。专类复分表的分类号码前加圆点“·”，表的两侧均以印刷黑体竖线括起，如“家庭财产保险合同”的分类号为“KB9122·3”。专用复分表的分类号前用“=”号，复分时将复分号码接在主类号之后，如“接收泰国通讯社新闻照片”的分类号为“GB2291=122”。

需要注意的是，《中国档案分类法》中的专类复分表往往与通用复分表结合使用，复分时，应先依通用复分表分，再依专类复分表分。如:“蒙古族语言文字的翻译”的分类号为“GA432《02》·7”。

此外，《中国档案分类法》还采用了仿分和组配编号法。所谓仿分，是对于少量具有共性的类目在细分时统一列表，即仿照某一类的下位类来设类，而不专门编表。即某些类目具有相同的划分标准，将其中一个类详细列出子类，其他类下注明“仿××分”。例如:“U型管式换热器冷却器”的分类号为“MB724221”。

组配编号法用于分类表中规定可以组配的类目，即把两个或三个互相关联的类目用“:”组配起来，表示分类表中未列的一个复杂的概念。例如:乡镇企业贷款的分类号为“KB221:JC943”。

四、档案主题标引与档案主题法

(一)档案主题标引的一般规则

(1)档案主题标引必须客观地、直接地反映档案论述或涉及的事物和问题，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬。

(2)档案主题标引应遵循专指性原则，即选择词表中最专指、最恰当的主题词进行标引，当词表中有表达该主题概念的专指词组时，不得选用其上位词或下位词，也不得进行组配标引。

(3)当词表中没有专指词时，应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引;当组配标引不能准确地表达主题概念时，可选用最临近的上位词或相关词进行标引;当用上位词、相关词标引也不合适时，可采用自由词标引或增词标引。

(4)选定的主题词应是词表中的正式主题词，书写形式要与词表中的词形一致，不能随意更改或省略。

(5)每一份档案的标引深度，原则上应以能准确、完整地表达档案主题内容，充分揭示出有检索意义的档案信息以及检索系统的处理能力为依据。

(6)标引时要注意反映档案中的新论点、新政策、新成果，尽量向利用者提供更多的信息。

(二)主题词组配规则

所谓主题词的组配，是指通过两个或两个以上主题词的逻辑组合来表达一复合主题概念。组配标引的规则如下:

(1)组配必须是概念组配，而不应是字面组配。概念组配基于概念逻辑原理，重在拆义，而字面组配以构词法为基础，重在拆词。如“键盘乐器的制造”，这一主题概念应用“键盘乐器—乐器制造”进行概念组配，而不能用“键盘—乐器—制造”单纯从字面上组配。判断是否为概念组配的标准是看被组配的主题词在单独使用时会不会产生意义失真和有无检索意义。

(2)用词表中最专指的词进行组配，不能越级组配。如“业余学校的组织管理”应用“业余学校—学校行政”组配，而不能用“业余大学—学校行政”，也不能用“学校—学校行政”组配。

(3)如果被组配的词之间为交叉关系，用组配符号“:”，如果是限定关系，则用组配符号“—”。

(4)当复合主题中含有多个主题因素时，应按其重要程度确定组配次序，并根据标引深度的要求对其加以取舍。当标引深度超过规定时，可略去次要的主题因素。

(5)当一份档案中有两个或两个以上主题，组配时可能产生假联系时，应对每一个主题分别进行组配标引。

(6)组配的结果应概念清楚，含义确切、专一，逻辑合理，当组配有可能产生歧义时，应改用上位词或相关词标引，或增补新词。

(三)《中国档案主题词表》

主题法分为标题法、单元词法、叙词法等几种，以叙词法最为流行，叙词法是一种组配型的检索语言。《中国档案主题词表》是一部档案叙词表，也是中国第一部通用的档案主题词表。档案主题词表是进行档案主题标引的依据，它是将档案主题概念转换成主题标识、编制主题目录、主题索引及建立计算机主题文档的重要工具。《中国档案主题词表》按照档案论述和涉及的主题及事物集中档案材料，用规范化的自然语言语词作标识来直接表达档案主题概念，用参照系统间接显示概念之间的关系，并用字顺序列对档案信息进行系统化组织，提供按字顺主题检索的途径。

《中国档案主题词表》主要由主表、范畴索引、词族索引、辅助表(人名表、机构名表)等构成。

1.主表

主表是词表的正文，由全部正式主题词和非正式主题词按汉语拼音顺序排列而成。《中国档案主题词表》的选词范围包括20世纪初叶以来反映党政管理工作的词汇，及档案中经常涉及的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的专业词汇和反映新事物、新概念的词汇。具体来说，主要包括以下方面的词汇:中国各民族、各民族文字与语言的名称，世界上其他重要文字、语言的名称，主要宗教名称;行政职务与专业技术职务名称，军职与军衔名称;部分国家法律和规章名称;节目、节令名称，具有特殊意义的会议名称和有重大影响的历史时间名称;学科名称及反映学科具体内容概念的部分词目，重要的、常见的化学元素、矿物、合金、化合物名称;小说、戏剧、曲艺、诗歌、绘画等文学艺术作品的泛称及其使用频率高的下位词;田径运动、水上运动、冰上运动和体操等体育运动项目名称及其直接下位词;常见的动物、植物、疾病、医药及各类工农业产品的名称;枪械、火炮、弹药等武器及其下位词。词的款目结构如图8-5所示。

图8-5　档案主题词表款目结构

款目项主要起排列和检索入口的作用，其中的范畴号是该词在范畴索引中的分类号。参照项的作用是显示词间关系，其中“代”项显示等同关系，说明“游水”是“游泳”的同义词，在此作为非正式主题词，用来指引和查找正式主题词，不能作为标引和检索词使用，其对应的参照项为“用”项;“分”项、“属”项、“族”项显示等级关系，“分”项中的主题词是款目词的下位词，“属”项中的主题词是款目词的上位词，“族”项中的主题词是款目词的族首词(最上位词)，其后注以“*”号;“参”项显示相关关系。

此外，为了明确主题词的含义，主表中还设有限定词和注释。限定词用圆括号“()”注于主题词之后，作为主题词的组成部分。如:注释是对主题词的含义所作的简要说明，用圆括号“()”注于主题词之下，不作为主题词的组成部分。

2.范畴索引

范畴索引又称分类索引，它是将主表中的全部主题词按其概念属性划分成大大小小的类目排列而成，以满足从分类的途径查词和族性检索的要求。《中国档案主题词表》范畴索引的类目是参照《中国档案分类法》主表的类目并结合主题词的特点而设置的，所有类目不超过三级。其标识符号采用汉语拼音字母与阿拉伯数字混合制，一、二级类目用字母标识，三级类目用阿拉伯数字标识。当一词具有两个类目的属性时，在有关类目重复出现。

3.词族索引

词族索引又称等级索引，它是把具有等级关系即具有属种关系、包含关系、整体与部分关系的主题词汇集在一起，构成一个从泛指词到专指词的等级体系。所谓词族，是把属性相同的主题词按其概念等级(从泛指到专指)排列而成的概念体系。《中国档案主题词表》确定族首词(最上位词)1233个，入族主题词1398条，占正式主题词总数的52%。同一词族的词在索引中是用缩格的形式显示其等级关系的，其中概念外延最广的主题词称为族首词，其右上角缀以“*”号，族首词之间依汉语拼音音序排列。从最上位词(族首词)到最下位词的层数称为词族的等级数。族首词为一级词，其下分词前一个点“·”为二级词，两个点“··”为三级词，三个点“···”为四级词，依此类推。

词族索引的主要功能是可以从一族词中外延最广的族首词出发，找到一系列同族的主题词，显示其间的层层隶属关系，增强词表的族性检索功能。在机检系统中是实现自动扩检、缩检及上位登录的重要手段。具有属分关系的主题词，一般以一个词入一个词族为原则，少数主题词按其属性须跨两个或两个以上词族者，分别在不同词族中显示。同一词族内，有少数主题词按其属性须跨两级者，则在两级下重复显示。

词族索引与主表之间通过缀以“*”号的族首词联系，在主表中看到带有“*”号的主题词，可在族首词目录中先查到该词在词族索引中的页码，便可在词族索引中查到该族词。

4.辅助表

辅助表(索引)一般由专有叙词汇编而成，包括人名、地名、机构名、产品名等。《中国档案主题词表》设有两个辅助表，即人名表和机构名表。设置附表可以避免主表体积过于臃肿，又可以方便利用者查找专有的人名和机构名。人名表和机构名表中主题词款目的著录事项、著录格式及排列顺序与主表完全相同。