企业发生的应收款项为通常应在1年或者超过1年的一个营业周期内能够收回的一种债权。但是，也有可能由于债务人破产或死亡、资不抵债以及应收账款逾期3年以上等原因而无法收回，这种确认为无法收回的应收款项，称为坏账。因发生坏账而造成的损失，称为坏账损失。
坏账损失的核算是通过设置“坏账准备”总分类账户进行的。“坏账准备”账户是“应收账款”、“其他应收款”等账户的备抵调整账户，用于核算企业按期从管理费用中提取的坏账准备金。该账户的贷方登记按期从管理费用中提取的坏账准备数，借方登记发生坏账时实际冲销的坏账准备数，其余额一般在贷方，表示企业现有的应收款项的坏账损失数。在编制资产负债表时，“坏账准备”账户的期末贷方余额应从“应收账款”、“其他应收款”账户的期末余额中扣除，以便列出其预计可收回的应收款项。
按《企业会计制度》规定，企业一般应采用备抵法核算坏账损失，即根据“应收账款”、“其他应收款”账户的年末余额，按合理的比例从管理费用中预提坏账准备金，待实际发生坏账损失时，直接从“坏账准备”账户中冲销。
例12：某企业年末“应收账款”和“其他应收款”账户余额为100000元，经批准按5%计提坏账准备5000元。
这项经济业务的发生，一方面使企业管理费用增加了5000元，另一方面使预提的坏账准备增加了5000元（实为应收款项的减少），因此，涉及到“管理费用”和“坏账准备”两个账户。“管理费用”账户属于费用类账户，“坏账准备”账户是“应收账款”和“其他应收款”账户的备抵调整账户，应分别登记在“管理费用”账户的借方和“坏账准备”账户的贷方。应作会计分录如下：
借：管理费用 5000(www.zuozong.com)
贷：坏账准备 5000
例13：某客户因财务状况恶化，4000元应收账款无法收回，经批准后列为坏账损失处理。
这项经济业务的发生，一方面使企业的坏账准备金减少了4000元，另一方面使企业的应收账款减少了4000元，因此，涉及到“坏账准备”和“应收账款”两个账户。“坏账准备”账户是“应收账款”账户的备抵调整账户，“应收账款”账户属于资产类账户，应分别登记在“坏账准备”账户的借方和“应收账款”账户的贷方。应作会计分录如下：
借：坏账准备 4000
贷：应收账款 4000
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