关于如何用好即时通信工具？

MSN、QQ等即时通信工具，正在被越来越多的人使用。在使用这些即时通信工具时，一定要注意遵守礼仪，给沟通对象留下符合自己职业身份的良好印象。

1.选择适当的使用时机

如果单位规定上班时间不得使用即时通信工具，那么员工一定要自觉遵守；允许使用的情况下，也要注意选择适宜的使用时机，既不要耽误自己的工作，也不要对他人的生活和工作造成干扰。工作很忙的时候尽量不要上线。工作忙又必须上线的时候，可以将自己的状态设置成“忙碌”或“隐身”。如果对方正处于“忙碌”状态，尽量不要打扰对方；确实有事的话，要发简短而明确的信息，便于对方回应。

2.塑造符合身份的网络形象

利用即时通信工具进行沟通时，一定要注意在网络里塑造符合自己职业身份的形象。用户名应具有正式感，最好使用真实姓名或固定网名，给客户一个真实可信的印象。不要随意变更用户名（或昵称）和头像。不要使用“臭虫”“狗尾草”等有碍职业形象的用户名（或昵称），上传的头像也应给对方留下美好的印象。如果有很多与工作无关的亲朋好友同时在线，那么最好申请两个用户名，一个用于工作通信，一个用于社交通信。

3.语言要优美

使用文字“谈话”时要注意，在发送之前检查一下，看看语法、用词是否正确，不要引起对方的误解。不要发强迫性的链接消息，不要发任何含有违反法律、违反规章制度和具有不道德性质的消息。正式会谈当中，要慎重使用图释，不要使用夸张的、滑稽的图释，也不要使用闪屏等让对方感觉不舒服的功能。遇到别人不愿意回答的问题，不要刨根问底。(www.zuozong.com)

4.注意保密

涉及单位秘密（如秘密文件、机密文件、绝密文件等）或个人隐私（如身份证号码、银行卡密码等）的消息，严禁通过即时通信工具发送。平时要使用先进的杀毒软件，避免病毒入侵窃密。不要随意使用视频通信。

5.礼貌沟通

上线时要使用礼貌用语问候对方，但不要使用“在吗？”“Hi”等不正式的语言。中途离开要提前通知对方，告知大约多久回来，不要让对方苦苦等待，耽误对方时间。上线时相互问候过的人，在下线时也要礼貌地道别，不要让对话“无疾而终”。

6.保存群天记录

保存聊天记录有利于事后查阅、妥善处理，可以为日后的工作留下档案和凭据。