比尔·盖茨在和一家电子公司总经理会晤时，提到对于庞大的企业而言，提高营运绩效是终极目标，而他自己最想达成的目标是工作的简化。职业生涯规划与时间管理专家博恩·崔西，通过20年的工作经验与研究，发现了七大提升个人生产力的秘诀，其中一项就是简化工作。两个人的观点不谋而合。
对于工作来说，让复杂的工作简单化，提高工作效率，就是最大的智慧。如果你能把一切事务简单化，用别人1/10的时间做完一项工作，不追求那些不会带来任何回报，只会浪费时间和精力的事情，自然能够提高工作效率，而你的生活也会变得更加轻松，这对加速自我成功的脚步，是十分重要的。
爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，直到它不能更简单。”凡事都应该探究一下有没有更简单的解决之道，不要急急忙忙地动手去做，更不要钻“牛角尖”，否则既不能解决问题，又浪费时间。
小案例
美国独立之前，人们推举富兰克林和杰弗逊起草独立宣言，由杰弗逊执笔。可是当杰弗逊把文件交给委员会审查的时候，等了很久都没有回音，他非常急躁。
这时富兰克林给他讲了一个故事：一个决定开帽子店的青年设计了一块招牌，写着“约翰帽店，制作和现金出售各种礼帽”，然后请朋友们提意见。第一个朋友说，“帽店”与“出售各种礼帽”意思重复，删去；第二位说，“制作”和“现金”太
唆，省略；第四位干脆说除了“约翰”两个字，剩下的全部去掉。青年听取了大家的建议，只留下“约翰”两个字，然后在字下画了顶新颖的礼帽。帽店开张后，大家纷纷夸招牌新颖。
听了这个故事，杰弗逊很快就平静下来了，重新执笔。后来公布的独立宣言字字珠玑，堪称传世之作。
简化工作的最根本要求，可以用一句话概括，就是不必要，就删掉。“多”其实是工作的一大陷阱。“多”往往是累赘，是画蛇添足，只会使你更忙，更没有章法，更不得要领，更容易造成浪费。
很多时候，在工作中，我们必须学会把复杂的事情简单化，这样才能在更好地解决问题的同时，大大地提高工作效率，何乐而不为呢？
小案例
宝洁公司的一位经理向总裁查德·德普雷递交了一份厚厚的备忘录，上面详细地介绍了他对公司问题的处理意见。没想到，查德·德普雷看到后连翻都没翻，而是非常生气地在备忘录上面加上了这样一条命令：“把它简化成我所要的东西！”然后吩咐将这份备忘录退回。
还有一次，一位主管递上来的报告非常复杂，查德·德普雷在报告后面批示道：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的！”(www.zuozong.com)
对此，查德·德普雷曾这样解释道：“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题，只有这样，我们才能更好地进行下面的工作。”此后，宝洁公司要求员工要不遗余力地将报告浓缩到一页，把问题搞清楚，把事情搞透彻。
不要以为一页的报告说明不了什么问题，恰恰相反，这一页的报告以大量的支持性数据以及事实依据为基础，要点鲜明而集中，内容简洁而清楚，大大减少了阅读报告所需要的时间。查德·德普雷对此这样评价说：“公司的大部分效益建立在这一页报告上。这也是宝洁公司高效率的工作水准，高效益的营业收入的秘密所在。”
那么，怎样才能做到化繁为简，同时又能保证工作效率呢？我们可以参考一下美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产率》一书中提出的提高效率“三原则”，就是每做一件事情的时候，都要先问3个“能不能”：
● 能不能取消它？
● 能不能把它与别的事情合并起来做？
● 能不能用更简便的方法去做？
根据这三个原则，我们就可以对每件事情做出分析，并力求简化。
对于“四象限工作分类法”中的那些不急的、不重要的、无效的、影响进程的工作，能取消的就取消，不能取消的，就进行标准化处理，或者授权你的秘书或下属去做。
对于那些相同的工作，可以合在一起做，以减少屋上架屋的重复工作，浪费人力、物力和精力。合并最大好处，就是能够把片段的时间，进行合并，实现完整的利用，在此基础上能够减少很多不必要的重复作业。
如果有可能，尽量使用一些好的方法和工具，把工作做得更快、更好。在管理工作中，你完全可以借助一些现代化的管理手段，比如传真机、电话留言、电子邮件等，来进行科学化、系统化的管理。
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