备用金的借用和归还原则及登记方式

（1）备用金的基本知识

备用金是指支付给非独立核算的内部单位（包括职能科室、施工单位）或个人备作零星采购、零星开支或差旅费等使用的款项。这些款项是占用在流通过程中的结算资金，企业应制定相应的借款报销制度，并指定专人负责。备用金一般采用先借后用，用后报销的原则。预借时应填制“借款单”，经有关负责人审批后予以借款；备用金必须按规定的用途和开支标准使用，不得转借他人或挪作他用；备用金支用后，应在规定期限内填制报销单，并附费用支出的原始凭证办理报销，多余款项应同时交回。前账未清，不能再继续借支。对经常使用备用金的内部单位和部门，可实行定额备用金制度，以简化核算手续，一次拨付现金，支用后持支出的原始凭证向财务部门报销，按报销金额支付现金补足余额。

（2）备用金的核算

企业应设置“备用金”账户核算和监督备用金的领用和报销情况，该账户属于资产类账户。其借方登记预支的备用金数额；贷方登记报销或收回的备用金数额，期末，借方余额表示尚未报销或收回的备用金数额。本账户应按借用备用金的单位或个人设置明细账进行明细核算；不设置“备用金”账户的企业可以用“其他应收款”账户核算。

任务实施

根据任务描述1），会计人员应编制以下会计分录：

借：其他应收款——张林　5000

贷：库存现金　5000

根据任务描述2），会计人员应编制以下会计分录：

借：库存现金　5000

贷：其他应收款——张林　5000

根据任务描述3），会计人员应编制以下会计分录：

借：备用金——刘林　5000

贷：库存现金　5000

根据任务描述4），会计人员应编制以下会计分录：

借：管理费用——差旅费　4500

库存现金　500

贷：备用金——刘林　5000

根据任务描述5），会计人员应编制以下会计分录：

借：管理费用——差旅费　4500

贷：库存现金　4500

根据任务描述6），会计人员应编制以下会计分录：

借：库存现金　5000

贷：备用金——行政科　5000

典型任务示例

【例8-10】 光华建筑公司购入电气材料一批，验收入库时发现短缺4000元（不含税），增值税税率为13%，经查是由于运输单位的原因造成的，应收运输单位赔偿款。

要求：学生以光华建筑公司会计人员的身份对上述业务进行会计处理。(www.zuozong.com)

借：其他应收款——运输单位　4520

贷：材料采购——主要材料　4520

【例8-11】 根据【例8-10】，收到运输单位交来的转账支票一张，是材料赔偿款4680元。

要求：学生以光华建筑公司会计人员的身份对上述业务进行会计处理。

借：银行存款　4520

贷：其他应收款——运输单位　4520

【例8-12】 5月3日，光华建筑公司对行政科实行定额备用金制度，核定定额为5000元，开出现金支票支付。

要求：学生以光华建筑公司会计人员的身份对上述业务进行会计处理。

根据借款单及支票存根，作会计分录如下：

借：备用金——行政科　5000

贷：银行存款　5000

【例8-13】 4月23日，光华建筑公司行政科报销购买办公用品支出现金500元，经审核予以报销，补足其定额。

要求：学生以光华建筑公司会计人员的身份对上述业务进行会计处理。

根据购货发票，作会计分录如下：

借：管理费用——办公费用　500

贷：库存现金　500

归纳总结

其他应收款是指企业除应收票据、应收账款、预付账款等购销活动外的其他各种应收、暂付款项。其包括各种赔款、罚款、存出保证金、备用金、应向职工收取的各种垫付款项等，企业应设置“其他应收款”账户来核算和监督其他应收款的增减变动及期末结存情况。

备用金是指支付给非独立核算的内部单位（包括职能科室、施工单位）或个人备作零星采购、零星开支或差旅费等使用的款项，企业可以设置“备用金”账户核算备用金的发生与冲销数，可以不设置该账户，用“其他应收款”账户来核算备用金。

实　训

光华建筑公司10月份发生如下经济业务：

1）10月25日，员工王丰违规操作导致工程质量不合格，经研究决定对其实施罚款2000元，处罚通知单已下发。

2）10月27日，从当月工资中扣回王丰的罚款2000元。

3）10月11日，行政科李东出差借差旅费3000元，开出现金支票一张。

4）10月26日，李东出差回来，报销差旅费2650元，余款返回，冲销原借款。

要求：为光华建筑公司发生的上述业务编制记账凭证。