物流信息系统的运营与管理

（一）组织机构的设置

有效地组织好物流信息系统运行的机构，是保证系统正常运转的基本条件之一，对提高物流管理信息系统的运行效率是十分重要的，一般设置硬件维护、软件维护、信息维护和行政管理等部门。目前企业常见的信息系统运行组织机构主要有四种形式。第一种组织机构形式，信息系统归属各部门所有，信息资源不共享，这将大大降低系统的效率；第二种组织机构形式，将信息系统与企业其他部门平行设置，信息资源可以共享，但信息系统的决策能力和协调能力较弱；第三种组织机构形式，信息系统由最高层直接领导，便于信息资源共享，充分发挥领导指挥作用和决策支持作用，但容易与其他部门脱离，不利于信息系统服务的改进；第四种组织机构形式，信息系统由最高层直接领导，同时，有专门人员负责各部门的信息系统运行和沟通，更有利于企业信息系统作用的发挥。

人员管理好坏是系统发挥作用的关键，没有好的人员管理，分工协作就不能有效进行，就不能实现整体的优化。物流管理信息系统的运行管理需要多方面人员的密切配合，包括：系统运行管理负责人、软件维护人员、硬件维护人员、系统操作人员、日常行政管理人员等，必须明确地规定人员的任务及职权范围，并定期对每个岗位的工作进行检查及评价。信息系统领域著名学者戴维斯等人对信息管理部门中的职务进行了详细分类，并提出运行期间的信息系统管理部门内部人员大致可以分为三大类，如图7-4所示。

图7-4　信息系统管理部门人员构成图

（二）物流信息系统运行日常管理

信息系统投入使用后，日常运行的管理工作量巨大，通过信息系统必须完成数据的收集、校验和录入、数据处理、信息服务、设备的管理和定期维护、系统的安全管理等任务。

物流信息系统运行日常管理，具体指的是从每天进入信息系统、功能选择与执行，到下班前的数据备份、存档、关机等，都要就系统硬件、软件及数据等的运作情况和安全性进行记录和处理。物流信息系统的日常运行有正常情况、不正常情况和无法运行等，对于不正常和无法运行的情况，应将当时出现的表象、发生时间、可能的原因和处理结果等做详细记录，这些记录会对分析与解决问题有重要的参考价值，也便于管理者对系统运行情况进行科学的分析和合理的判断。同时，还要做好设备和系统的安全管理，以保证系统的硬件、软件和数据不因偶然或人为的因素而遭受破坏、泄露、修改或复制，保证信息系统安全运行。

（三）物流信息系统运行管理制度

明确规定人员的任务及职权范围，需要建立健全物流信息系统运行管理制度，实现有章可循，保证系统工作环境的安全。(www.zuozong.com)

1.机房管理制度

信息系统的运行制度，首先表现为物理系统的机房必须处于监控之中。除了中心机房有专门的机房，由专门人员管理外，工作终端基本都在各部门的办公室设置。专用机房要有一套严格的管理制度保证信息系统运行的安全和稳定。机房管理制度包括系统管理员、操作员、录入员、审核员和维护员等的权限、责任和义务；机房内的各种环境要求，如机房的温度、湿度、清洁度、防火措施等；机房内的各种设备的安全管理和维护要求；机房内禁止的活动或行为的规定，例如，不做与工作无关的操作，不越权运行程序，不查阅无关参数，不运行来历不明的软件，禁止上网玩游戏，不得在带电状态下拔、插机器部件和各电线、电缆等；系统日常运行记录，包括值班日记、系统故障及排除故障日记；紧急情况应对方案等。

2.信息系统运行日记制度

信息系统的运行日记，主要为系统的运行情况保持历史参考资料，一旦系统运行出现问题，可以在运行日记中寻找蛛丝马迹，所以，运行日记应当认真填写、妥善保存。信息系统运行日记制度需要认真记录的内容包括每天系统运行情况、操作人员、值班人员、负责人员，还包括异常情况发生的时间、表象、结果、处理人员、处理过程、在场人员等。

3.信息系统的运行管理制度

信息系统投入使用后，日常运行的管理工作需要信息系统的运行管理制度加以规范，禁止非正常方式下修改系统中的任何数据，要做好重要数据的每日备份工作，对于异常情况要做好记录和报告，以免出现重大影响甚至灾难性故障。信息系统的运行管理制度包括：软件管理制度；数据管理制度，如输入数据的审核、输出数据备份保管等；系统的安全保密制度；系统的修改和维护制度等。

4.信息系统文档管理制度

在信息系统开发和运行过程中，必须做好文档的管理工作。信息系统文档管理制度需要规范的主要内容，包括硬件、软件手册和使用说明的保管，开发文档的保管，系统维护和二次开发的技术文档资料的规范和管理，技术资料的购买、使用和保管等。文档是系统的重要组成部分，要做好分类、归档工作，进行妥善、长期保存。档案的借阅也必须建立严格的管理制度和必要的控制手段。

此外，任何信息系统的运行都必须遵守国家的有关法律和法规，特别是关于计算机信息系统安全的法律法规。近年来，我国国家和地方相继出台了许多保护信息安全的法律和法规，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》《计算机信息系统国际联网保密管理规定》《关于加强计算机信息系统国际联网备案管理的通告》《CERNET安全管理协议》《CERNET网络管理办法》《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》《电子出版物管理暂行规定》等。