传统的会议多采用面对面的形式进行信息传递和沟通

传统的会议多采用面对面的形式进行信息传递和沟通。随着科学技术的发展，现代会议的手段日新月异，出现了运用通信技术和计算机技术召集相距遥远的不同地点的单位和人员举行的远程会议，如远程电话会议、远程电视会议、远程计算机网络会议、电子邮件会议，使得会议的举办更加方便快捷，也大大提高了会议的效率。

现代会议可以充分利用现代化的信息技术和通信设备，跨越时间和空间的限制，实现信息的交流。

3．4．1 远程电话会议

远程电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。任何电话用户只要申请并开通了“会议电话”的服务功能，就可以随时召开电话会议。这适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。

1）远程电话会议信息交流的特点

电话会议方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。电话会议的进行中没有直接的会晤，与会者较少受到会议主席或其他主要参加者的直接影响，更能激发创造性思维，也更容易修正自己的观点，这对开展商务交易活动和协调活动是极为有利的。

但是，电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传达大量细节信息。

为了提高电话会议的效率，可以搭配使用其他通信方式如传真、电子邮件，以增进信息的传输与交流。如果能使用视频电话，则会议的效果会更好。

2）电话会议信息工作的要求

电话会议要按照一定的工作程序和工作要点来进行。

（1）准确传达开会信息

会议的内容和时间确定后，应及时向参加单位发出通知，传递会议的有关信息。要特别说明是否需要设立分会场。如果要求一个单位的若干人员参加该会议，就要设分会场，而且要确定分会场的召集人。

要强调准时到会。电话会议是一种实时交谈的会议，所有参与方都应当在同一时间参加会议，否则会影响信息的交流和获取。

（2）充分准备会议书面信息和材料

由于电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，所以要充分做好会议书面材料的整理和分发工作。要准确标记和传达书面文件中要在电话会议中讨论的问题，并事先通过传真等方式分发给与会者。会议进行中也可以补充传递有关文件信息。

（3）合理安排会场信息传输设备

电话会议通常分为主会场和分会场。会议召集方设主会场，其他与会者或与会单位设分会场。为了保证会场中语音传达的准确性和话音质量，各会场应装有扩音设备和话筒，并与电话机连接良好。人数较少或单位个人参加会议，可使用带有免提扬声器的电话机。会议开始前要对传输设备进行调试，确保性能良好。

（4）按时接通电话并相互通报出席情况

所有参加电话会议的人员都应提前进入会场，做好充分的准备。会议时间一到，由召集方以主叫的方式接通与会各方。电话全部接通后，由会议主持人宣布会议开始，并要求各方相互通报姓名、职位。

（5）做好会议记录

用录音电话系统记录会议信息，会后整理成书面记录材料。电话会议的录音带和书面记录整理稿都要及时归档保存。

3．4．2 电视会议

电视会议是利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式，适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊情况。

1）电视会议的特点

电视会议是用电视和电话在两个或多个地点的用户之间举行会议，实时传送声音、图像的通信方式。它同时还可以附加静止图像、文件、传真等信号的传送。参加电视会议的人，可以通过电视发表意见，同时观察对方的形象、动作、表情等，并能出示实物、图纸、文件等实拍的电视图像，或者显示在黑板、白板上写的文字和图画，使在不同地点参加会议的人感到如同和对方进行“面对面”的交谈，其整个过程基本上是“实时”进行的，在效果上可以代替现场举行的会议。电话会议的特点有如下7个：

①实现了声音和图像同时传送。与会者虽然远隔千里，但能听到与会者发言的声音，看到对方发言时的表情以及配合其发言主题的文字、图表、图像。

②超越了空间的约束。分散在各处的与会者不受地域的限制，能够通过现代化的通信技术，围绕共同的议题参加会议。

③节省时间和费用。与会者在不同的地方、同一时间进行交流，大量节省了差旅时间和交通、食宿、印刷会议文件的各项费用，有利于更多的人员参加会议。

④交流效果较好。高质量的声音和清晰的图画，使每一位与会者都有身临其境之感，更有利于双向交流，能收到良好的会议交流效果。

⑤初始准备时间较长，初始投入成本较高。

⑥没有面对面会议形式的互动效果。

⑦交流不够深入、广泛。

2）电视会议信息工作的要求

电视会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。其会务工作要点如下所述。

（1）发出开会信息

向与会者发出开会通知，提醒有关注意事项。

（2）分发文件信息资料

会议上要审议的文件和有关信息，会前应通过传真或电子邮件发给与会者。

（3）布置会场

会场的环境要安静、清洁。主会场和分会场要悬挂会标，突出会议的主题，同时便于电视宣传报道。

（4）设置与检查会场信息传输设备

电视会议设备要求较高，要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。会场内可以配备高速传真机，以便同时传送文件。会议设备要落实专业技术人员调试、检测。会议期间要建立值班维修制度，及时解决技术上的故障，确保会议顺利进行。

（5）做好会议信息准备

与面对面会议相比，电视会议时间紧，能够发言的人数少，发言的时间相对长。为了提高会议的成效，对会议讨论的事项一定要在会前通过其他方式进行有效沟通，讨论成熟之后再在电视会议上通过。

（6）先集中、后分散

为了减少租用通信线路的时间，在议程安排上一般先集中开大会，然后由分会场各自举行会议。

（7）汇总情况信息

会后，各分会场要将本会场的情况，整理成书面报告，呈交主办单位备案。

3．4．3 网络会议

网络会议即利用计算机和通信网络来召集的远程会议。与会者通过计算机网络，在各自计算机终端上发送和接收会议信息，从而实现信息交流。无论是跨国企业还是中小型企业，都可以采用网络会议的形式交流信息。

1）网络会议的特点

召开网络会议，会议主持人要将事先拟好的议程发给与会者传阅，确定主要讨论题目，并要求会议参加者准备好各自的发言。开会时，所有的发言输入计算机后，通过终端显示屏幕显示出来，与会者就此发表看法、提出问题或补充新的信息，并可进行表决、投票。网络会议的特点如下。

（1）获得的会议信息全面

在网络会议中，与会者可以同时在各自独立的电脑屏幕上，完整地表达自己的意见、观点，提出方案。

（2）获得的信息更客观

允许匿名发表意见，这样可能会获得较多的坦率和真实的信息反馈。

（3）信息交流广泛

不同地位的与会者在网络会议形式中是平等的，这样能提高不同行政层级人员的参与度，在更大的范围内交流信息。

（4）信息交流充分

每个与会者都在同一时刻“发言”，会议不会产生“冷场”的情况；与会者可以在不受影响的情况下，各抒己见。即使是性格内向的与会者，也可不受干扰地陈述自己的观点。

（5）实现了会议的无纸化

会议的所有文件不需要以纸作为载体，报告、讲话、议程、观点、意见都可以通过会议系统直接地传递沟通和记录存储。

2）网络会议信息工作的要求

网络会议突破了时空限制，能够实现会议信息的共享，但是信息的交流不易控制，缺乏面对面会议的互动和情感交流。因此，要遵循一定的要求，确保网络会议的效果。其会务工作要点如下：

（1）建立网络联系

网络会议必须依赖一定的网络资源，因此与会各方都要建立自己的网站和网页，有条件的单位还可以建立局域网，以实现内部会议信息资源共享。

（2）限时反馈信息

对于网上召开专题工作会议、临时布置工作的会议，与会方在收到主办方会议信息后，必须在规定的时间内反馈信息，超过期限即表示放弃权利。

（3）遵守网络例会制度

与会方（一般为下属）要定期浏览网上主办方的会议信息，并按规定的时间交流信息。

（4）妥善保存会议信息

计算机能自动记录会议信息，但如果遇到计算机病毒或不小心删除，会议信息就会毁于一旦，造成不可估量的损失。因此，要随时将会议信息备份，甚至打印出纸质书面信息材料，做到万无一失。

3．4．4 电子邮件会议

电子邮件会议中，信息可以直接到达其他与会者的电脑上，与会者之间的信息的交流可以不同步进行。

1）电子邮件会议的特点

电子邮件会议传送信息效率高，可以在很短时间内把信息完整地传递给与会者；灵活度高，与会者可以不受时间安排的限制，在适当的时候做出回应，有较多时间斟酌回复内容；参与度高，信息传递不受时间、地域的限制，不同区域、不同行政层次的与会者能够充分交流沟通信息，集合众人的智慧解决问题；信息利用率高，电子邮件可建档于硬盘或软盘中作为日后参考，为会后会议精神的贯彻落实提供依据。

但是，电子邮件会议缺少面对面交流的氛围，与会者没有参加正式会议的感觉，降低了对会议情况的关注程度，有的甚至对会议不负责任，导致信息回复延迟或没有回复。另一方面，在交流过程中易出现信息的输入错误和语法错误，以及出现信息内容缺乏逻辑性、系统性问题，造成信息交流障碍。

2）电子邮件会议信息工作的要求

电子邮件是信息时代的产物，通过电子邮件会议沟通交流信息的越来越多。为了实现高效率的会议交流，要求做到下述4点。

（1）重视

电子邮件会议由于没有会议气氛，缺少与会者之间的语言及情感交流，容易使与会者感到枯燥乏味，从而对会议持不积极的态度，影响会议交流和质量。因此，要从思想上重视电子邮件会议，加强开好会议的责任心和义务感。

（2）及时

信息是有价值和时效性的，要尽快进行会议信息的回复，不要一味拖延甚至不作回答。

（3）迅速

会议讨论时，要积极思考，对需要解决的问题及难题迅速作出回应，表明自己的态度。

（4）认真(www.zuozong.com)

电子邮件会议的进行全靠大量的文字录入，因此要认真对待每一个文字、符号，做到语言通顺、层次清楚、结构合理，准确表达自己的观点。

案例分析——会议电子版和纸质版文档资料目录示例：

一、××医院大型晚会项目电子版文件目录

（一）设计图

1．酒店平面图；

2．会务手册设计图；

3．现场物料设计图；

4．初步提案；

5．舞台效果；

6．××特装效果图。

（二）晚会相关

1．晚会播放视频；

2．晚会播放PPT；

3．晚会用音乐。

（三）各类文字资料

1．供应商报价；

2．供应商通讯录；

3．晚会流程；

4．项目通讯录

5．会议指南；

6．即拍即得正副联；

7．即影即有服务现场流程；

8．物料；

9．台牌；

10．杂项清单。

（四）现场照片

（五）供应商对内合同

1．挂绳卡套发货单；

2．演出合同；

3．即影即有摄影订单；

4．施工合同。

（六）媒体相关资料

1．××早走了半步的先行者；

2．莫道桑榆晚，红霞尚满天；

3．肿瘤学界“家庭聚会”庆祝××八十大寿；

4．肿瘤学泰斗“南管”从医60年。

（七）对外报价合同

1．××服务中心服务合同；

2．万乐项目报价；

3．医院项目补充报价。

（八）医院项目总结

1．学习活动会议纪要；

2．××医院项目活动总结－项目经理。

二、××医院项目纸质文件目录

（一）相关进度表

1．肿瘤医院提案内容；

2．初始提案；

3．画册推进图。

（二）对外报价合同

1．初步合同；

2．A对B报价合同；

3．A对C报价合同；

4．A对C特装报价合同；

5．A对D报价合同。

（三）供应商对经信报价合同

1．C对A汇款底单；

2．D对A汇款底单；

3．即拍即得服务合同；

4．导演收据；

5．后期制作收据。

（四）设计图

1．晚会舞台设计图；

2．酒店平面图。

（五）画册

1．画册打样设计图；

2．某教授漫画设计原图；

3．画册打样成品样品（3本）；

4．画册最终书（1本）。

（六）其他资料

1．寿宴活动策划；

2．物料签收单；

3．某教授从医从教60年晚会若干建议；

4．高峰论坛第二轮通知；

5．晚会流程表

6．水牌；

7．会刊；

8．医院初步构思图。

（七）各类杂志资料

1．中华医学杂志；

2．肿瘤化学通讯；

3．医师报；

4．美国临床肿瘤会年会研究荟萃；

5．肿瘤时讯；

6．××肿瘤国际高峰论坛会议资料。