会议的概念、会议的内涵以及会议的特点

1．1．1 会议的概念

1）会议的概念

会议活动是人类社会自古以来就有的一种社会现象，是一种交流、沟通、解决问题的方式和途径。

从字面上看，“会议”一词中的“会”有聚集、见面、会合等意思，“议”则指商讨、讨论。“会”与“议”合起来则是“会而议之”，即聚集起来进行商议、讨论，以解决一定的问题。《现代汉语词典》中对“会议”的解释是“有组织有领导地商议事情的集会”。孙中山先生在《民权初步》中也谈到：“凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者，则谓之会议。”从这个层面理解，会议是一种围绕特定目标进行的、组织有序的，以口头交流或书面交流为主要方式的群体性、多向性沟通和商议的活动。它具有集思广益、传达、交流、沟通、共享信息和支持决策的功能。

目前国内所谈及的广义上的会议概念涉及面较宽，即“MIC”：一般性会议、奖励性会议（如活动或旅游）、大型会议。而国外则更偏重于将广义的会议活动称为“event”，而且是“business event”，反映和强调了会议产业的性质与功能。会议越来越被视为一种商业性的（或具有商业功能的），能带来商业效益的事件活动。会议的功能在“商议和解决问题”之余，其具有的经济和商业意义更催生了“会议产业”的迅速发展。

我们可以这样认为：会议是会议组织者或主办者为达到一定的商务目的而举行的一种活动，包括企业内部或企业间就某些商务话题或就商务事宜进行商议、讨论的各种会议，以及以商业活动运作模式组织的，向社会公开的，旨在进行经济、教育、科学、文化、体育等领域的传播交流而举办的会议。

随着社会的发展，会议的范畴也在扩大，人们对会议的理解也越来越宽泛。通常来说，会议是由组织（协会）、个人或企业（单位），出于建立人际关系网络、教育或探讨某一商务话题等目的而进行的事件。会议的组织者可以是非营利性机构，也可以是营利性机构。专门筹划会议的营利性机构通常被称为会议公司。企业类论坛、企业新品发布会、记者会、营销活动、品牌展示会及各类招商会、促销会、交易会、答谢会、大型商演、巡展活动等均属于会议；媒体公关记者会、明星见面会、商务茶话会和座谈会、大型研讨会（如全国名牌大学MBA教学研讨会）、大型体育赛事（如亚运会）也属于现代会议的范畴。

2）会议的内涵

会议内涵主要体现在两个方面：一方面是企业内部、企业之间或社团组织之间以商务工作为主题的会议。这类会议主要是企业会议，可分为两类：第一类是企业内关于商务决策的行政性会议，常由企业的行政部负责；第二类是营销思路的会议，由企业市场部或公关部负责。这两类会议包括了企业年会、培训会，以及企业营销、公关、客户和渠道等方面的会议。另一方面是以商业运作为主导、市场概念为主体的会议，即以商业模式运作的会议，其涵盖的会议主办方可包括企事业机构、社团协会及政府，而其组织、策划等工作则通常由一个或几个收取一定费用的企业或单位承担。这类市场化运作的会议更趋专业化和规范化，也将成为会议产业发展的必然趋势之一。

1．1．2 会议的特点

1）组织性

会议必须要有一定的组织和计划，是一项组织有序的活动。一般的会议都有会议主持人，大型的会议通常还专门设立会议组织机构，包括主席团、秘书组、会务组等。组织一场会议，常常要经过确定会议目标、制定会议议题、选择会场、确定会议时间等一系列程序。会议活动只有具备高度的组织性，才能有序地进行，进而使会议目标得以实现。(www.zuozong.com)

2）功利性

会议主办者是为了某一明确的目的而决定开展会议活动的，与会议相关的单位和部门也大多有自己的目的，或能获得一定的利益，因此会议具有明显的功利性。与会议相关的单位，尤其是商业化运作的会议服务公司，更是以承办会议作为其赢利的主业务。会议的协办单位、支持单位、赞助单位等也能通过会议获得一定的形象或经济效益。如企业常见的拓展年会，一方面是要实现企业激励员工士气、营造良好的组织氛围、深化内部的沟通、增进目标的认同等人力资源管理目标；另一方面负责拓展年会策划与操作的策划公司或旅行社也要追求其经济效益的实现。如2013年生物产业技术研讨会的主办者——中国生物工程学会通过会议获得了循环经济及可持续发展的一定发展思路，其承办者《生物产业技术》杂志社也获得了扩大其影响的效果，作为协办单位的江苏生命科技创新产业园也收获了关于其产业发展新的趋势和路径的信息。

3）沟通性

无论是大型会议还是小型会议，都是一种群体沟通活动。会议各方都是通过会议中的沟通和交流获得信息，从而解决问题，或收获新的思路，因而会议具有沟通性。缺乏沟通和交流的会议，很难想象其效果会是令人满意的。会议中面对面的群体沟通也是最直观、最直接、最符合人类本真的沟通方式。

4）可行性

会议的可行性是指会议活动在明确目标的前提下，还必须具备召开会议的现实性条件，而且要确保会议一旦召开就一定要有结果，以免做无用功或造成资源浪费。尤其是现代越来越多的大型会议，牵涉甚广，花费较多，更要考虑会议举行的可行性。

5）复杂性

如今会议活动的重要性越发显著，召开日趋频密，规模日渐增大，运作的专业化趋势日趋显著，与会议相关的机构和服务公司的作用也日渐凸显。与会议相关的各方、各组织之间的联系越来越紧密，其关系也越来越错综复杂，常常是牵一发而动全身。会议本身就是一项需要兼顾多方、全盘考虑的系统工程，所以说，其具有复杂性。

6）商务性

商务性是商务会议区别于其他会议形式最根本的特点。商务会议的商务性可以从其会议组织者和会议运作模式两方面来理解。首先，会议的组织者是商业环境中的成员之一，其策划和执行的各种会议活动都带有一定的商务目的，注重收入产出比例和工作效率。其次，会议运作模式的商务性指的是在会议策划之初就经过大量的市场调研，预见会议组织中的各种风险，并找出一种可持续的商业模式，运用品牌运营、多种赞助方式等商业操作来促进会议的发展。