一、 图书典藏
1. 单册分配藏书地址
单册分配藏书地址的操作过程是首先查找要分配地址的图书, 再将此种图书的每册图书逐一分配地址。 它的好处在于不受批号的限制, 可以对某一地址进行快速分配, 在分配前你可以将要分配同一书库图书集中起来, 通过条形码快速进行分配。 点击系统菜单栏中 【分配管理】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【单册分配】 菜单命令, 打开 “单册分配窗口” 所示的窗口进行图书查找。
分配地址步骤:
1.1点击 “分配地址组合框” 按钮, 选择地址, 如果没有分配地址可以下载或者通过分配地址字典维护建立字典。
1.2选择检索方式为条形码, 按条形码检索可以提高分配速度。
1.3录入或扫描图书的条形码, 系统找到后会自动分配。
1.4如果选中 “显示典藏状态 [D] 已经分配到本分配地址的册数” 复选框, 系统就会显示工作库中所有处于典藏状态的图书已经分配到该书库的册数。
1.5重复1.2和1.3步骤, 直到全部分配完, 直到将本次分配地址的图书全部分配完。
1.6修改分配地址, 重复1.2和1.3步, 可分配其他书库的图书。
1.7当检索要分配的文献为二次文献, 分配窗口底部会显示 “二次进馆文献, 查看中央库分配情况” 标题, 鼠标点击此标题, 系统显示馆藏数据中该种文献已经分配的情况,提供二次文献分配参考。
2. 按批号浏览分配藏书地址
浏览分配是系统提供分配图书藏书地址的另一种分配方法, 它是根据批号将该批文献全部提出, 以表格方式显示。浏览分配藏书地址的操作过程是首先选择批号, 将所选择批号中包括的数据全部列出, 在列表中选择要分配的图书为此种图书每册图书进行藏书地址分配。 点击列标题可按此列排序, 此表中提供分编时刻一列, 当点击该标题时数据的排列顺序按编目时刻排序, 这有利于数据顺序与文献排放顺序一致, 提高工作效率。
点击系统菜单栏中 【分配管理】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【浏览分配】 菜单命令, 打开 “输入或选择批号” 对话框。 在此对话框中可以直接输入批号或点击 【提取】 按钮将需要分配地址的批号调出, 在批号列表框中选择批号, 点击 【确定】 按钮, 将以列表形式显示此批号包括的全部数据。
在此窗口上可以双击各列标题来改变数据的排列顺序。当记录的显示颜色变为绿色时, 表示此文献的复本已经全部分配完成; 若为黄色, 表示此文献的复本只有一部分做过地址分配, 有部分分配地址为空, 如字体以黑色显示表示此文献为二次进馆文献, 当光标定位在此行上时, 窗口左下方的“查看二次进馆文献分配的情况” 按钮变为可用, 通过点击此按钮系统会显示已经在馆的分配情况, 为你的分配提供参考依据。 在检索条件录入框中允许输入 “正题名” “正题名的拼音头” “简化的ISBN或用扫描器扫描ISBN” 或 “索取号 (支持简化输入)”, 作为检索数据条件来查找列表中的数据, 按回车键后系统会定位查到的记录。 “屏蔽开关” 按钮:不显示或显示已经分配过的记录; “光标锁定” 按钮: 此按钮被按下后, 从分配地址窗口返回此窗体时, 光标会被锁定在 “检索条件录入框中” 以便能够立即开始输入检索条件。
当确定要分配的记录为当前记录后, 点击 【进入调拨窗口】 按钮或按 “空格” 或 “Enter” 键进入分配地址窗口。
分配地址步骤:
2.1在分配地址列表框中选择分配地址。
2.2在条码列表框中选择要分配地址的条码按回车键或空格键或双击鼠标, 或在数字输入框中输入要为所选择的分配地址分配的册数。
2.3重复2.1和2.2的步骤, 直到全部分配完。
3. 自动分配藏书地址
自动分配藏书地址方法是系统提供分配藏书地址的另一种分配方法。 它按照您所设置的分配原则自动分配。 在使用自动分配方法前一定要先设置好分配原则以便系统根据分配原则来分配。
点击系统菜单栏中 “分配管理” 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 “自动分配” 菜单命令, 打开 “输入或选择批号” 对话框, 确定自动分配的批号。
说明: 由于分配原则百分数和所设置不规范等原因有时会出现漏分现象, 请调用 “浏览分配” “单册分配” 或 “典藏条码检索” 来修改和查看。
4. 设置自动分配藏书地址的分配原则
在执行 “自动分配” 操作前应当设置好分配原则, 分配原则是图书分类的类目与各分配地址分配的数量或百分比。系统将某类图书按照各分配地址的比例数或册数来分配。
点击系统菜单栏中 【分配管理】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【设置分配原则】 菜单命令, 打开 “参数设置” 窗口。
分配原则设置步骤:
4.1在图书类目列表框中选择类目。
4.2在分配地址列标框中双击分配地址或选择分配地址按空格键或Enter键进入参数设置窗口。
4.3选择按固定数分配或按百分比分配, 输入数字; 若选择按固定数分配, 则要选择是否包括二次进馆文献。 点击“确认” 按钮返回。
4.4重复执行步骤4.2和4.3, 直到分配地址参数设置完毕。
4.5重复执行步骤4.1、4.2、4.3和4.4, 直到全部类目设置完毕。
4.6点击 “确认” 按钮, 结束设置分配原则。
说明: 在设置分配原则过程中, 如果有一项类目分配参数设置完毕, 其他类目可采用已分配的方案。 选择要分配的类目, 点击 “采用类目……方案” 按钮, 在弹出的列表框中选择要采用分配方案的类目。 对某一类图书可以进行数字和百分比混合设置, 系统按照数字优先于百分比的原则分配。这对有些图书馆要将每种图书的一本分配到指定的地址很有用。
建立自动分配计划步骤:
4.6.1打开设置分配原则窗口。
4.6.2鼠标点击窗口左侧分类A马、 列、 毛, 鼠标双点击窗口右侧分配地址为 “样本书库”。
4.6.3在系统打开的 “单册分配方案” 窗口中选择“按固定数分配”, 输入数字1, 点击 【确定】 按纽。
4.6.4鼠标双点击窗口右侧分配地址为 “德育书库”,在系统打开的 “单册分配方案” 窗口中选择 “按百分比分配”, 输入数字100, 点击 【确定】 按纽。
4.6.5按照类似的方法分别设置分类为B、 C、 K。
4.6.6鼠标点击窗口左侧分类D政治法律, 鼠标双点击窗口右侧分配地址为 “样本书库”。 系统打开的 “单册分配方案” 窗口中选择 “按固定数分配”, 输入数字1, 点击【确定】 按纽。
4.6.7鼠标双点击窗口右侧分配地址为 “社科书库”,在系统打开的 “单册分配方案” 窗口中选择 “按百分比分配”, 输入数字100, 点击 【确定】 按纽。
4.6.8按照类似的方法分别设置分类为E、 F、 G、 H。
4.6.9参照以上方法分配设置分别设置其他分类。
5. 单册调拨馆藏图书藏书地址
系统提供了三种对馆藏 (中央) 库中的图书重新进行重新分配的操作方法, 单册调拨、 批量调拨和批量调拨二, 单册调拨一次只能调拨一种图书的复本, 可以同时对此种图书的各册图书进行调拨操作。 批量调拨一次可将某一藏书地址中的全部或部分图书调拨到另一藏书地址或将一批图书一次调拨到某一地址中。 批量调拨二是将要调拨的图书通过条码扫描器逐册扫描后统一调拨。 三种调拨方法各有优点, 用户可根据具体目的选择调拨方法。
点击系统菜单栏中 【分配管理】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【单册调拨】 菜单命令。
6. 批量调拨馆藏图书的藏书地址
点击系统菜单栏中 【分配管理】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【批量调拨】 菜单命令, 打开批量调拨条件设置窗口。
在此窗口中设置要调拨图书的条件, 各条件之间的逻辑关系为 “与”, 至少需要设置一个条件。 点击各录入框的标题可以改变条件录入框的编辑状态。 点击 “关系” 组合框按钮选择比较关系符。 在输入分配地址录入框和作品语种录入框中键入数字小键盘 “*” 可调出相应的字典以供选择。 结果限定框中的数字表示返回满足条件记录的最大数。 索取号、登录号、 条形码、 出版日期和入馆日期这几个条件带有两个录入框是为了设置范围而设置的。 当条件设置好后, 点击“下一步” 按钮进入批量调拨窗口。
批量调拨窗口中的按钮功能:
6.1在此窗口上点击按钮或按空格键将调出MARC查看器显示当前记录的MARC数据。
6.2点击按钮来查找记录。
6.3点击按钮来打印此列表。
6.4双击各列的列标题会改变记录的排列顺序。
6.5在 “调拨到?” 录入框中键入数字小键盘上的“*” 调出 “分配地址” 字典确定分配地址, 当您确定要将此列表中的数据调拨到您指定的地址中, 请点击 “开始调拨” 按钮。
7. 批量调拨二
点击系统菜单栏中 【分配管理】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【批量调拨二】 菜单命令, 打开批量调拨条件设置窗口。
执行该操作前请将要调拨的图书下架用书车移到电脑旁,逐册进行扫描, 扫描后的信息会显示在窗口列表中, 图书扫描后鼠标点击 “调拨到输入框” 或输入小键盘*键或直接输入分配地址的拼音头确定要调拨到的分配地址, 点击 【确认】 按钮完成调拨, 同时显示各条记录新的分配地址。
说明: 这个窗口在下次进入时是不会保留数据的, 因此输入后立即调拨。 这里有个限制分类功能, 当设置了限制分类, 在进行条码扫描过程中系统会检测该册图书的分类是否属于设置的分类, 如果不是系统会提示拒绝接受。
【删除】 按钮: 删除表中的所有记录。
【查询】 按钮: 提供查询方法定位到要检索的记录。
【打印】 按钮: 打印列表中的数据。
【清除】 按钮: 将列表中的数据加上删除标记。
【保存】 按钮: 保存到外部文件。
注意: 如果大批量调拨的时候请经常保存已经扫描的条码, 防止退出或者其他原因退出系统后丢失数据。 保存方法:点击 【保存】 按钮, 选择保存格式为ASCII, 保存列选择“条形码”, 下次可以通过批量处理导入数据。
如果希望按分类限定调拨的图书, 请选择 “中图分类法” 参数, 并设置要先定的分类号, 这样系统不会接收其他分类的条码。
批量调拨功能: 如果大批量调拨, 不希望搬动图书, 你可利用采集器或者其他可移动设备将要调拨的图书在库里扫描条形码, 保证TXT格式的文件, 每个条码一行。 利用各个文件可以批量调拨。 点击 “批量导入” 按钮, 选择条码文件, 将这些条码数据导入系统, 在设定调拨的地址, 进行调拨。
关于密集流水号、 密集书库标签打印和密集书库查询功能, 请查阅 “关于密集书库管理” 章节。
8. 打印典藏传票及明细
点击系统菜单栏中 【分配管理】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【打印典藏传票】 菜单命令, 打开 “输入或选择批号” 对话框, 确定要打印的批号, 点击 【确定】 按钮,打开 【打印预览】 窗口。
点击系统菜单栏中 “分配管理” 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 “打印传送明细” 菜单命令, 打开 “输入或选择批号” 对话框, 确定要打印的批号, 点击 “确定” 按钮,打开打印预览窗口即可。
二、 数据维护
在数据维护管理系统中提供了对典藏数据、 馆藏数据和套录库数据进行检索、 修改和删除等操作, 提供了导入数据和导出数据等操作和将数据从典藏库传送到馆藏 (中央) 库中的操作。
1. 修改典藏库中条形码
通过调用 “修改典藏条码”, 可以对各册图书的登录号、条形码、 卷册号和分配地址等进行修改。 可以删除和增加图书的册数。 对典藏条码的修改应该在它被传送到馆藏库中之前。 如果确实要修改已被传送的数据, 可以通过调用 “修改馆藏条码” 来进行修改操作。
如果要修改典藏库中的条码, 请点击系统主菜单中 【数据维护】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【典藏条码修改】 菜单命令。 打开标题为 “修改数据” 的窗口。
在条件设置窗口上可以通过 “登录号” “条形码” “分配地址” “索取号” “正题名” “拼音编码” 和 “标准编号” 等来查找要修改的图书。 各检索点可以单独使用也可以组合使用。 各检索点之间的逻辑关系为 “与”。 点击检索点的标题会改变条件录入框的编辑状态即在 “不可使用” 和 “可使用” 之间转换。 在条件录入框中输入检索图书的条件, 点击录入框左侧的按钮选择比较关系符。 在 “结果限制” 框中确定满足查找条件返回的最大记录数。 当条件设置完毕, 点击“下一步” 按钮, 系统会弹出满足条件的各图书正题名列表,在此列表中选择要修改条码的正题名, 按回车键打开馆藏信息编辑窗口进行编辑。
在 “馆藏信息编辑” 窗口中对各册图书有关信息进行修改。 在表格中确定要修改的行和列进行数据修改, 当修改分配地址列时, 键入数字小键盘 “*” 会弹出分配地址列表供选择。 如果该列表中没有要分配的地址可以直接输入分配地址, 系统会自动将新地址添加到 “分配地址” 字典中供以后使用。 点击 “删除一行” 按钮, 将删除表格中当前选择的行。
点击 “增加复本” 按钮, 调出复本数据编辑区增加复本数。(www.zuozong.com)
在复本数据编辑区中确定起始登录号有自动法和手工法两种方法。 自动方法是由系统根据当前的最大登录号自动给定的, 用户不能设定起始登录号。 如果用户希望自己设定起始登录号可点击 “手工输入起始登录号” 复选按钮改变数据编辑区。
“允许手工输入的登录号影响系统的最大登录号” 表示:如果用户在设置系统参数中确定了登录号的格式和位数, 如果在输入起始登录号时数据的位数超过所设定的登录号位数,当选择此复选按钮, 系统会改变登录号参数的位数。
在数据编辑区中输入数据后点击 “增加” 按钮, 新增加的册数将在表格中列出。
2. 典藏条码补遗
点击系统主菜单中 【数据维护】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【典藏条码补遗】 菜单命令。 打开 “条码补遗条件设置窗口”。
在条件设置窗口上各检索点可以单独使用也可以组合使用。 各检索点之间的逻辑关系为 “与”。 点击检索点的标题会改变条件录入框的编辑状态即在 “不可使用” 和 “可使用” 之间转换。 在条件录入框中输入检索图书的条件, 点击录入框左侧的按钮选择比较关系符。 当条件设置完毕, 点击“查找” 按钮, 打开 “记录选择器” 窗口。
在选择器窗口中列出满足条件的记录。 选择一条记录,点击按钮 (表示选中当前行), 打开馆藏信息编辑窗口进行条码的补充。
3. 馆藏数据清理
中央库数据清理的目的是清除中央库中无用数据, 可以清除条形码为空的记录, 也可以清除复本数为0的记录, 数据删除后不能恢复, 请慎重使用! 点击系统主菜单中 【数据维护】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【馆藏数据清理】 菜单命令。 打开 “中央库垃圾数据删除” 窗口。
中央库复本校对: 中央库中有一个记录某种图书的复本数字段, 这个功能就是重新计算各种图书当前的复本数。
删除复本库中条形码为空的记录: 在条形码库中由于回溯建库的原因可能有许多记录只有登录号没有条形码, 这样的记录是参与统计的但无法进行流通, 有些记录可能是多录的, 如果这样你可删除他们。
删除中央库中复本数为0的记录: 中央库中有一个记录某种图书的复本数字段, 这个删除就是删除复本数字段中等于零的记录。 如果复本数为零, 那么这条记录就是垃圾数据。注意: 做这个删除前必须要先运行中央库复本校对, 否则可能造成不必要的损失。
删除复本库中无法对应中央库的记录: 复本库中找一条记录, 无法在中央库中找到对应的记录。 就是说在不知道它是什么图书时, 这就是垃圾数据。 此功能就是删除这些垃圾数据的。
在实际操作时, 建议使用前先用浏览功能保存要删除的数据, 再执行删除。 点击 【浏览】 按钮, 打开 “数据浏览窗口”, 查看库中信息。
点击按钮, 打开 “保存设置对话框”, 选择要保存的文件格式和保存字段; 点击按钮, 选择文件的保存路径; 点击【确定】 保存库中数据。 点击 【确认】 按钮, 开始数据清理。
4. 将典藏数据传送到中央库中
新书数据经过 “预订” 和 “验收” 后传到 “编目”, 经编目操作后再传到 “典藏”, 经分配藏书地址后最终要将数据送到 “馆藏” (中央) 库中。 典藏数据传送到馆藏的过程实际是典藏数据复制到馆藏库中的过程, 当典藏库中的数据传送到馆藏库中后, 系统会标记这些数据为已被传送数据。如果要进行数据传送操作, 请点击系统主菜单中 【数据维护】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【典藏传中央库】菜单命令。 数据的传送是按批号一批批传送的, 系统将列出允许传送的批号, 选择批号后点击 【数据维护】 按钮, 系统将所选批号包括的数据传给中央库。 在数据传送窗口的底部有一个 “传送前检查索取号是否完整” 的选项, 如果选中它, 在数据传送时系统要逐条检索本批中所有数据是否有索取号, 如果没有系统将给出提示。 这样可以防止不完整的数据传送到中央库。
如果在编目中没有对这批数据进行二次进馆维护, 请在传送前选择要传送的批号后点击 【二次进馆数据检查】 按钮, 检查这批数据数是否有异常。
修改二次进馆状态方法: 你可以选中二次进馆的记录,点击 【更改为新纪录】 按钮, 系统会将这条记录作为新的纪录, 如果你选中的记录不是二次进馆, 点击 【更改为 (二次进馆)】 按钮, 系统会打开查重窗口进行查重, 如果查到数据, 你可以点击 【复本】 按钮, 将这条记录改变为二次进馆。
查找异常数据方法: 你可以浏览看看是否有黑体字显示的记录或者看看异常列为1的记录, 再者可以通过过滤器,选择异常等于1的记录。 异常数据被传到中央库后会替换中央库的MARC数据, 改变数据库的正题名和索取号等重要信息。 系统检查是否异常的标准是判断二次进馆的数据和被套用数据的正题名和索书号是不是被改动了。 也就是正题名和索取号不等于被套用数据的正题名和索取号。 举例说明: 图书馆有一种正题名为 《计算机开发技术》 的图书, 由于复本不够需要补充复本, 又新购买2册。 在编目查重时找到了这种图书, 由于是补充复本, 故选择 “复本” 方式套录数据(这条数据就是二次进馆数据)。 这时不需要做任何编目, 只需要增加馆藏信息。 如果你将 《计算机开发技术》 修改成其他名字, 如果传到中央库时判断这条数据是二次进馆数据,就会拿这条数据替换中央库被套用的数据。 结果造成原来中央库中 《计算机开发技术》 3本图书都变成了5本其他名字的图书了。
异常数据并不是无安全错误的, 这要根据情况来分析。你可以鼠标点击要检查的异常数据, 使它成为当前记录, 点击 【查看本种图书个次进馆数据】。
来源列会列出所有同种图书的数据。 图中第一条数据是中央库数据, 第二条就是本条数据, 因为它在工作库中, 而且状态是B2 (B2表示编目完成状态)。 会发现索取号这两条数据不一样了, 如果不做修改, 传到中央库中后中央库原有图书的索取号都会便成TP312-62/29和图书贴的书标不符了。 这就要修改这条二次进馆数据了。 (凡是标有异常的数据, 在典藏系统传送中央库时都会提示的)。 修改方法选择要修改的数据为当前记录, 点击窗口上方 【编辑】 按纽。 修改后退出二次进馆维护, 再进入一次查看。
二次进馆维护窗口右上角 【强制生成新控制号】 按钮功能说明: 这个功能是兼容以前版本生成控制号错误来重新生成控制号的。 当发现有异常数据但不是二次进馆的记录, 可以点击这个按钮重新生成控制号。 退出二次进馆维护。 再进入一次查看这条数据就变成正常的了。 当这条记录是二次进馆的数据, 这个按钮对这条记录不起作用。
注意: 有的时候正题名中有些符号不一致了, 系统也会提示为异常数据, 这要判断哪条记录正确, 如果编目的数据正确就可以不管他, 传到中央库后系统会修改不正确的正题名。
如果你不做二次进馆数据检查, 数据传送时系统会自动检查是否有异常数据, 如果有系统会提示这些二次进馆异常的数据没有被传送。 你可以按照上述方法检查或修改。 如果能确定异常的数据没有问题, 也就是说正题名部分是正确,你可以点击 【强制传送】 按钮传送。 但一定要通过 【查看本种图书个次进馆数据】 按钮仔细对比。 防止错误发生。
5. 典藏清点
数据清点过程主要用来通过扫描当前在架图书的条形码后, 通过系统统计知道中央库有多少册图书, 扫描了多少册图书, 外借了多少册, 丢失多少册。 扫描条形码可以借助数据采集器 (通常图书馆现在都有, 用来现场采购图书的) 来采集。 这样可以提高扫描的速度, 也非常灵活, 扫描的数据都保存在采集器中。 通过采集器的辅助设备可以将数据以文本格式导入电脑中, 再利用这个文件导入系统。
注意清点时一定要闭馆停止流通。 不然的话扫描条码后,图书又被借出, 还回来的图书忘记扫条码, 这样统计不会准确的。
点击系统主菜单中 【数据维护】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【数据清点】 菜单命令。 打开 【图书清点窗口】。
在这个窗口中有两种方法可以清点在馆的图书。 手工扫描条形码和导入事先准备好的条形码文本文件。
手工扫描方法:
5.1选择清点方式为 “单册扫描清点”。
5.2如果希望系统醒目显示扫描不正确的条码, 请选中。 这样输入的条码在数据库查不到时, 系统弹出消息框提示你, 以便知道本册图书的条码在数据库中可能不存在。
5.3如果希望在清点时按照分类扫描图书, 也就是只扫描的时候, 如果扫描的图书不是我选择的分类。 系统不接受并提示 “查无此书或此书不符合清点条件”。
5.4如果清点时希望按分配地址清点, 可以选择分配地址进行限制, 如果扫描的图书的分配地址不是所设置的分配地址, 系统不接受并提示 “查无此书或此书不符合清点条件”。
5.5设置好条件后将光标定位在 “扫描条形码” 录入框, 扫描条码, 系统会在窗口底部显示当前成功扫描的条码记录。 窗口中只会显示一条记录。
5.6如果希望查看已经清点的条码, 请调用清点维护功能中的 “浏览已清点清单” 功能。
说明: 手工扫描方法清点时希望使用 【打印】 【保存】【详细】 【统计】 和 【未清点清单】 这些按钮时, 必须清空扫描条形码录入框。
批文件导入方式:
5.6.1选择清点方式为 “批文件导入清点”。
5.6.2选择文件。 这个文件是通过数据采集器生成的。
5.6.3系统会将文件中的条形码导入系统。
5.6.4可以通过 【统计】 按钮查看库存情况, 通过【未清点清单】 查看没有清点的图书。
6. 关于密集书库管理
密集书库是为了提高图书馆空间利用率, 将部分利用率较低的文献存放在密集书库中。 随着购进图书的数量不断的增加, 图书馆现有书库和书架越来越紧张。 在这种情况下图书馆都会将老的图书, 也就是流通很少的图书下架将这部分图书放到密集书库中。 密集书库中的密集书柜占用书库的空间少, 也就是藏书数量要比普通书架多很多。
目前图书馆通常对密集书柜图书的排架方式是以放入密集书柜的顺序编号来排列的这个编号称为流水号。 排架也就称为流水号方式排列。 这样读者到密集柜中找书就可以通过检索系统找到此书的流水号通过流水号找到图书。 上架也是按照流水号上架。
6.1密集书库参数设置
本程序用来设置密集书库的分配地址及对应的库容册数(最大流水号)。 也就是来设置哪些分配地址属于密集书库,同时设置该书库所能存放图书的册数既最大流水号。 设置好后当进行调拨的时候, 选在目标库是系统就会知道所选择的目标库是不是属于密集书库了。 因此在做密集书库调拨时必须要进行密集书库参数设置。
在进行密集书库参数设置前请将密集书库的名称通过分配地址字典管理加入。
操作步骤:
6.1.1点击 【增加】 按钮, 系统左侧列表中就会增加一条记录。
6.1.2在窗口的右侧分配地址处选择作为密集书库的分配地址。 这里只能选择分配地址, 如果选择的列表中没有需要的分配地址, 请通过分配地址字典管理加入。
6.1.3给出库容册数, 也就是最大的流水号。 一个流水号代表一本图书。
6.1.4分配地址和库容设置好后点击 【生成密集书库流水号架位表】 按钮, 生成该书库的流水号。
6.2调拨到密集书库
打开 【分配管理】 —— 【批量调拨 (二)】 窗口。
将要调拨到密集书库的图书下架后, 在此窗口一本一本扫描条形码, 扫描后选择调拨到的分配地址 (如果选择的是密集书库调拨系统会自动按扫描的顺序分配流水号), 点击【确定】 按钮开始调拨。 调拨后系统给出流水号。
在此窗口中通过 【密集流水号维护】 按钮, 可以重新给某一本图书分配流水号。
通过 【密集书库标签打印】 按钮, 可以打印流水号标签, 粘贴到对应的图书上。
通过 【密集书库数据查询】 按钮, 可以检索密集书库图书。
6.3密集书库查询
通过此功能可以检索密集书库的图书。
打开 【数据维护】 —— 【密集书库】 窗口。
查询结果有, 索取号、 正题名、 密集流水号、 条形码、分配地址、 入库时刻和操作员。 如果查询的时候选择了 “显示流通次数”, 查询结果有流通次数。
当不输入任何检索条件。 选中 “显示全部流水号架位号” 参数时, 系统会列出所有密集书库的流水号。
三、 数据浏览和检索
通过数据检索和数据浏览能够对典藏库、 馆藏库、 学科类目库和通用字典库中的数据进行检索和浏览操作。
1. 浏览典藏库中的数据
如果要按批号浏览典藏数据请调用此功能。 点击系统主窗口上菜单栏中的 【数据检索】 菜单项, 选择下拉菜单中的【典藏数据浏览】 菜单命令, 打开 “输入或选择批号” 对话框。 输入要浏览的批号或点击 【提取批号】 按钮选择批号,点击 【确认】 按钮打开并列出此批号包括的数据列表窗口。
在此窗口中双击各列的列标题会按此列重新排列列表,键入 “空格” 键可调出MARC查看器显示当前记录的MARC数据, 通过点击此窗口上方的按钮可以改变显示字体的类型和大小、 查找列表中的记录、 筛选列表中的记录、 调出 “通用MARC编辑器” 编辑当前记录的MARC数据、 显示列表中当前行 “复本数”、 打印各行数据、 以选定的文件类型保存列表中的数据和将当前记录送入MARC剪贴板等操作。
2. 检索典藏数据
如果要检索典藏库中的数据请调用此功能。 点击系统主窗口上菜单栏中的 【数据检索】 菜单项, 选择下拉菜单中的【典藏数据检索】 菜单命令, 打开检索条件设置窗口。
此窗口提供了多个检索点, 用户可根据需要来设置检索条件。 检索点可以任意组合使用, 检索点之间的逻辑关系为“与”。 点击检索点标题会使检索点在 “可使用” 和 “不可使用” 之间转换。 确定检索结果是否面向采编典库, 是否包括历史数据。 当检索条件设置好后, 点击按钮, 系统将满足检索条件的记录 (不超过 “结果限定” 框中的数) 在打开的列表窗口中显示, 请见 “浏览典藏数据”。
3. 工作库条码检索
如果要查看工作库中图书的登录号和条形码, 请点击系统主窗口上菜单栏中的 【数据检索】 菜单项, 选择下拉菜单中的 【工作库条码检索】 菜单命令。 打开检索条件设置窗口。 窗口提供了多个检索点, 用户可根据需要来设置检索条件。 检索点可以任意组合使用, 检索点之间的逻辑关系为“与”。 点击检索点标题会使检索点在 “可使用” 和 “不可使用” 之间转换。 当检索条件设置好后, 点击 “检索” 按钮,系统将满足检索条件的记录 (不超过 “结果限定” 框中的数) 在打开的列表窗口中显示。
在查看器上有三个显示数据区, 左区列出满足检索条件图书的正题名; 右上区列出当前正题名图书所有复本书的登录号、 条形码、 分配地址和所在的批号, 右下区以卡片格式显示当前图书数据。 在当前图书的条形码列表框中共显示了四条记录, 当前正题名是 “基本护理技术操作规程与图解”,它的复本数为5, 属于2003018批的。
在正题名列表框中选择要查看条形码的记录, 条码列表框和卡片框中的数据随着选择变换。 通过选择正题名来浏览登录号和条形码。 在窗口的标题栏中显示ZY表示这种图书已经传到中央库, 它是随着选择的题名的不同变化的。
4. 检索馆藏数据
多条件检索馆藏数据是系统提供用来检索馆藏 (中央)数据库中数据的功能。 它的检索条件设置方式不同于 “馆藏数据检索” 条件设置方式, 它的检索方式提供能够选择检索字段功能。 它提供限制检索MARC中某个字段。
如果要采用多条件检索馆藏数据, 点击系统主菜单栏中【数据检索】 菜单项, 在下拉出的菜单列表中选择 【馆藏数据检索二】 菜单命令。 打开 “数据检索对话框”, 在此窗口中共提供了9个条件设置, 条件之间的逻辑关系为 “与”。在缺省的情况下只有几个可用。 如果要设置其他条件请点击条件标题使它成为可用。 有5个检索点的右侧带有附加条件组合框, 通过点击此组合框选择被检索的字段名。 点击录入框标题左侧的 “圆球” 可改变输入条件时是否按拼音头作为检索条件。 当按拼音头为检索条件时, 标题 “题名” “作者”和 “主题” 后面的文字变为 “拼音头”; “出版社” 后面的文字变为 “编码”。 点击 “查找” 按钮, 开始检索数据; 点击 “清空” 按钮, 清空所有条件录入框。
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